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3 dicas de Comunicação Interna para aumentar a produtividade na empresa

Incentivar colaboradores a serem mais produtivos é um desafio de boa parte dos gestores de empresas brasileiras.

No mercado existem estratégias,  frameworks e técnicas – quase sempre centradas em organização de tarefas - que prometem ajudar a desenvolver essa competência.

Porém, mais do que gerir demandas e tempo (o que é importante, sem dúvidas), ter uma Comunicação eficiente permeando processos e projetos para que estes sejam fluídos, é um fator que faz uma enorme diferença na agilidade e qualidade das entregas dos colaboradores.

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A  falta de diálogo interno e os ruídos nas informações, causados por uma Comunicação falha, prejudicam o alinhamento na empresa, podendo trazer consequências negativas para a rotina da organização, como por exemplo:

  • Demora na tomada de decisão, pois falta um direcionamento ou uma informação;
  • Erros na tomada de decisão, pois uma informação importante não chegou na hora certa;
  • Clima e Cultura Organizacional fragilizados pela competitividade não saudável criada entre as áreas pela falta de diálogo;
  • Retrabalho dos colaboradores que precisam corrigir ou refazer uma tarefa porque não houve conhecimento de todas as informações necessárias no inicio da execução;

Por esses e outros motivos (que podem estar se manifestando aí mesmo na sua organização), acreditamos que uma boa Comunicação é essencial, não só para a produtividade individual, como para criar um ambiente mais produtivo dentro da empresa, independente do perfil ou tamanho da companhia.

Então, separamos as três 3 dicas de Comunicação Interna para aumento de produtividade na sua empresa que você confere abaixo: 

Organize a Comunicação Interna da sua empresa para que o ambiente seja mais produtivo

Um dos problemas que nós costumamos ver com frequência nas companhias é a fofoca e os comentários maliciosos – que acabam em desmotivação, distrações no horário de trabalho e perda de produtividade.

A famosa rádio-corredor. 

Esse tipo de conversa paralela na organização contribui para a disseminação de informações equivocadas, que podem gerar erros em processos – além de serem uma perda de tempo.

Acredite: para evitar essas questões negativas, basta ter em mente que o diálogo interno precisa ser organizado.

Organizar, neste caso, não quer dizer que sua companhia precisa, necessariamente, de um grande departamento, agência ou consultoria só para regular esse assunto. O que queremos dizer é que você precisa criar meios de informação oficiais dentro da sua empresa. Se você tem um canal próprio, institucionalizado, você oferece para os funcionários uma fonte de dados checados, evitando a desinformação e reduzindo o poder das ‘vias extra-oficiais‘ que distraem os colaboradores.

E como organizar da maneira correta a Comunicação da sua empresa?

Você pode contar com uma equipe interdisciplinar para ficar de olho no assunto. Nas empresas que acompanhamos, vemos grupos formados por muitos profissionais de recursos humanos (RH) e marketing – que lidam diretamente com essas questões de informação. Essas pessoas ficarão responsáveis por planejar e organizar a Comunicação Interna, definindo quais são os canais oficiais e como deve ser feita a distribuição de conteúdo nos fluxos a informação dentro da  instituição.

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Pessoas engajadas são mais produtivas

Com um planejamento e organização mínimos da Comunicação, você já deu o primeiro passo para criar um ambiente mais produtivo.

Porém, nossa experiência neste mercado mostra que não basta apenas apostar em meios de informação que vêm de cima para baixo, top-down, simplesmente enviando informações e divulgando conteúdos aleatoriamente sem garantia de alcance  (já explicamos nessa edição da Revista Cultura Colaborativa o porquê o alcance da Comunicação é tão importante).

O aumento de produtividade por meio da Comunicação está ligado à dois fatores: acesso facilitado à informação e engajamento com ela.

Por isso, para criar um ambiente produtivo a troca de informações de maneira fluída é fundamental. Dessa forma, intranets abarrotadas de conteúdo desordenado e caixas de e-mail lotadas definitivamente não são o caminho para uma rotina mais produtiva.

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Além disso, para que a Comunicação Interna seja utilizada para aumentar a produtividade na empresa, ela precisa fomentar o engajamento nos colaboradores, criando a possibilidade de integração, e permitindo aos funcionários não apenas se informar superficialmente, mas sim estarem alinhados às ideias e até contribuindo ou colaborando com elas.

Para este segundo ponto a Comunicação da Liderança também é parte importante, já que ela também devem incentivar a produtividade, o engajamento e a integração.

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Invista em boas ferramentas de comunicação interna

Para alcançar bons resultados de produtividade por meio da Comunicação Interna, é preciso apostar em ferramentas que automatizem e simplifiquem processos. No nosso contato com o mercado, observamos que os sistemas mais eficientes são digitais, que permitem o compartilhamento de informações e arquivos de maneira atrativa para os colaboradores mas também que sejam mensuráveis por quem operacionaliza a Comunicação.

Ferramentas como um mural de Comunicados Digitais ou uma Rede Social Corporativa  são uteis para melhorar a produtividade enquanto canais de Comunicação Interna pois viabilizam a execução das duas dicas dadas acima: organizar a Comunicação (e de um jeito dinâmico e atrativo) e alcançar e engajar os colaboradores.

Além disso, elas funcionam como qualquer sistema oficial de repasse de informações – com moderação e controle, sendo ferramentas totalmente seguras.

Em certas versões permitem: troca de ideias entre os funcionários, mensuração de dados e resultados e integração com outros sistemas de trabalho. Este último ponto permite aos colaboradores que ambas as ferramentas sejam utilizadas como um facilitador do dia a dia de trabalho – tornando a rotina ainda mais produtiva.

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