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6 dicas para gerenciar seu tempo e aumentar a produtividade

Muitas vezes temos a sensação de que 24 horas em um dia é pouco para tudo que precisamos executar, não é mesmo? Benjamin Franklin já dizia “time is money”, – principalmente no trabalho – e parece que ele está passando cada vez mais rápido. Por isso, gerenciar seu tempo para aumentar a produtividade é importante.

Dentre tudo o que o ser humano precisa aprender, uma das coisas mais importantes é saber como gerenciar o tempo e como dividir as atividades do dia a dia. Por isso, para aumentar os níveis de produtividade e performance, somente dedicação não é o bastante. A organização também é uma grande aliada, à medida que a qualidade do que fazemos e os resultados disso estão, de certa forma, diretamente relacionados em onde e como estamos gastando nosso tempo.

Para começar a otimizar seu tempo, que tal colocar em prática as dicas abaixo?

#1 Entenda a sua rotina (ou pelo menos tente)

Muitas pessoas encaram a rotina de forma negativa, e ela realmente pode ser prejudicial se você deixar ela lhe consumir. Mas, no caso do gerenciamento de tempo, entender como funcionam seus dias, semanas e meses, e também como se ordenam as atividades do seu trabalho, é importante para identificar onde você perde mais horas, e em qual atividade precisa de mais espaço na sua agenda.

#2 Faça uma lista e estabeleça prioridades

Depois de entender e organizar minimamente a sua rotina, identifique quais atividades são prioritárias. Para ajudar, faça uma lista ordenando por ordem de importância e depois avalie as variáveis com perguntas como: “Quanto tempo eu preciso para fazer isso?”, “Quais os imprevistos que podem acontecer?”, “Mesmo que seja algo simples, essa tarefa envolve mais pessoas?”, “Seria bom fazer primeiro ou aumentar o prazo?”, e, uma das mais importantes, “O que aconteceria se eu deixasse de fazer ou atrasasse determinado trabalho?”.

#3 Trabalhe com metas e planeje-se

Depois de ordenar suas tarefas, estipule metas e faça um planejamento de como você vai realizá-las. Nesta etapa, seja realista com os prazos, o nível de dificuldade de cada trabalho e pense quais atividades você vai realizar primeiro e quanto tempo vai dedicar a cada uma delas. A técnica “Pomodoro” pode ajudar neste passo: utilize um timer marcando 25 minutos e um intervalo de 5 minutos para cada. Você trabalha 25 minutos totalmente focado em uma atividade e em 5 minutos faz um descanso obrigatório.

#4 Pense em um plano B

Depois de avaliar as variáveis e se planejar, pense em um plano B para cada uma delas. Caso algo não funcione no plano original, como proceder? Tentar calcular possíveis imprevistos antes de executar determinadas tarefas ajuda a otimizar o tempo lá na frente caso, durante a execução do projeto, ocorra algum percalço, afinal, você já vai ter se preparado.

#5 Aprenda a dividir tarefas e também a dizer não

A melhor parte de organizar a sua rotina e as suas tarefas é perceber as coisas que você mais gosta e mais detesta fazer. Depois que você identifica esses trabalhos, fica muito mais fácil perceber que pode haver alguém no seu time, grupo ou empresa que gosta muito de uma atividade a qual você não se sai tão bem. Delegar e dividir tarefas otimiza o tempo e deixa o resultado do trabalho também mais rico. Se não for possível dividir, não hesite em deixar algo em standby ou inverter prioridades para não se sobrecarregar.

#6 Evite distrações reservando um tempo para elas

Aqui a técnica Pomodoro pode te ajudar novamente, já que ela estipula 5 minutos de descanso em que você pode conversar com os colegas ou navegar na internet.  E mesmo que você não utilize a técnica, tente planejar a execução do seu dia de uma forma que você tenha momentos reservados para mudar o foco do trabalho para o entretenimento.

Leia mais: Redes Sociais na empresa – de distrações à ferramentas de trabalho.

Além das dicas acima para gerenciar melhor seu tempo e aumentar a produtividade no trabalho, ter acesso fácil e simples às informações e aos conhecimentos necessários para planejar e executar as atividades rapidamente também é importante.

Neste ponto, entra a responsabilidade da empresa de fornecer um ambiente propício para  que isso aconteça. Para otimizar o tempo dos colaboradores na empresa, a comunicação precisa fluir de modo que ela se torne uma ferramenta que ajuda os funcionários e não os atrapalha. Ter que lotar a caixa de e-mails de um funcionário para que ele leia um comunicado, ou fazê-lo procurar por meia hora um documento na intranet ou no arquivo da empresa, por exemplo, não parecem ser boas estratégia para a economia de tempo e produtividade, por exemplo. Afinal, saber onde empregar o tempo é a melhor estratégia para melhorar a produtividade no trabalho.

Leia mais: Como melhorar a produtividade com ajuda da comunicação interna.

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