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5 passos para reduzir custos em PMEs

É muito comum que pequenas e médias empresas (PMEs) busquem reduzir seus custos com o objetivo de melhorar seus resultados, uma vez que a receita pode tender a oscilar em períodos turbulentos – enquanto seus custos permanecem estáveis, ou pior, crescendo constantemente ao longo do tempo. Mas, para reduzir custos em PMEs nesses momentos, é importante ter serenidade antes de sair realizando cortes.

Cortar deliberadamente alguns benefícios, como o cafezinho, pode abalar o clima da empresa, e não trazer o resultado esperado. Por isso, sempre é melhor criar uma estratégia que envolva todos os colaboradores pela busca do resultado e ser transparente com os times mostrando a realidade. Isso criará uma sinergia de todos em busca do objetivo, conforme já falamos nesse artigo.  

Além disso, neste post vamos mostrar como implementar uma estratégia de redução de custos em PMEs, dividindo as dicas em cinco passos e como proceder em cada um deles.

Passo 1: Defina criteriosamente seu objetivo

Antes de mais nada, pense nisso. Sem um objetivo claro, qualquer estratégia pode ir por água abaixo, principalmente se esse objetivo não tiver indicadores mensuráveis ou um prazo pré-estabelecido. Portanto pare e reflita onde você e sua empresa querem chegar. Um bom exemplo de objetivo é: Reduzir em 15% o custo com materiais de escritório da área Administrativa da empresa X, em 6 meses. Quando seus objetivos são específicos, fica muito mais fácil medir o sucesso do mesmo.

Dica: utilize o 5W2H para definir o seu objetivo, exemplo:

  • o que será feito? quero que os custos saiam, de R$5.000,00 mensais para R$4.250,00 mensais
  • por que será feito? para reduzir custos operacionais
  • onde será feito? na área administrativa da empresa X.
  • quando? nos próximos 6 meses
  • por quem será feito? por toda a equipe da área
  • como será feito? por análise de dados e priorização
  • quanto vai custar? (essa pergunta se usa quando será necessário um investimento em melhoria de processo ou equipamento para que o ganho aconteça)

Passo 2: Comunique.

Já falamos sobre o papel da liderança na hora de comunicar, e sobre como não adianta guardar as metas na gaveta. A comunicação é fundamental no processo de reduzir custos em PMEs e, independente do canal, esse assunto precisa chegar a todos os interessados, no caso do exemplo dado, a todos que pertencem à área administrativa da empresa. Lembre-se: somente com o envolvimento de todos à meta de redução de custos, o projeto será bem-sucedido.

Dicas:

  • Faça uma reunião inicial com todas as pessoas da e fale sobre os dados levantados;
  • Pergunte se as pessoas têm interesse em participar do projeto;
  • Pergunte se alguém tem alguma ideia e anote (depois disso será necessário analisar os dados de todas as ideias);
  • Solicite que as pessoas agendem a próxima reunião, de preferência em até 5 dias.
  • Torne essa agenda recorrente.

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Passo 3:
Analise os dados

Entenda quais são os itens que custam mais caro, os que são mais consumidos, se há alguma sazonalidade no consumo, se há algum desperdício de estoque, e inclusive se há diferenças entre o consumo real e apontado, planilhe todos os dados, use e abuse das fórmulas e tabelas dinâmicas, e faça análises através de diagramas de Pareto pois você precisará saber onde seu trabalho trará o maior resultado com o menor esforço.

Dicas: levante os dados de consumo dos últimos 6 meses, e responda:

  • Quais são os itens que consumiram 80% do orçamento nesse período? (normalmente 20% dos itens correspondem a 80% do custo, é onde você deve focar suas energias);
  • Houve variação de preço unitário nesse período?
  • Houve algum consumo fora do padrão? (anomalia)
  • Existe alguma sazonalidade de consumo nos itens estudados?

Passo 4: Vá ao “gemba”

Gemba é uma palavra japonesa que significa “local real”. Na área de negócios essa expressão sugere que você vá e veja pessoalmente como as coisas estão acontecendo na área em questão. Ao descobrir, converse e envolva as pessoas, explique a situação e peça para ser informado caso elas notem alguma anomalia no consumo, incentive a colaboração por meio da disponibilidade de informações. Assim você estará proporciona espaço que a  transformação aconteça. Solicite que as pessoas da área colaborem com informações e ideias que possam contribuir com o objetivo de redução de custos, empodere e veja como os talentos “da casa” podem ajudar a sua empresa a brilhar.

Dicas:

  • estabeleça uma rotina diária para conversar com as pessoas da área; questione sobre os últimos dados levantados e peça para que as pessoas te mostrem suas pesquisas individuais;
  • fomente a troca de informações. Os canais de comunicação da sua empresa devem facilitar esse processo, ou uma ferramenta como o SocialBase pode te ajudar a criar um grupo para tratar esse projeto específico.

Passo 5: Monitore e acompanhe os resultados.

Delegar metas para os times e não fazer acompanhamentos frequentes passa a impressão de que o objetivo perdeu a importância, portanto trazer o assunto à pauta da equipe, reforçar de forma estruturada a comunicação sobre o objetivo da redução de custos, contratar objetivos relacionados com as pessoas, são fatores de sucesso do projeto.

Dicas:

  • crie um grupo para tratar especificamente deste objetivo e delegue autoridade sobre as ações, definindo responsáveis;
  • acompanhe regularmente os resultados;
  • divulgue os sucessos e os aprendizados e, principalmente, reserve um tempo para reunir as pessoas e celebrar as conquistas.

Para reduzir custos em PMEs comece pequeno, planeje e pense grande, desenvolvendo esta prática constantemente. Mobilize pessoas e conscientize-as da importância desse trabalho, assim todas as áreas se sentirão motivadas a participar, agregando valor à empresa. Não esqueça de ser transparente para que todos caminhem juntos, empodere pessoas e reconheça pequenas conquistas para manter um clima positivo sobre esse objetivo, e com isso, atingir os resultados esperados.

Que tal iniciar esse projeto de redução hoje mesmo?

Fique à vontade para compartilhar suas ideias comigo, sobre este artigo ou qualquer conteúdo do blog! ;)

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