Active Directory: como organizar a gestão de acessos às informações corporativas
O Active Directory® é um serviço de diretório que armazena informações em rede e disponibiliza essas informações a usuários e administradores dessa mesma rede. Segundo o artigo “Entendendo Active Directory”, qualquer serviço de diretório é capaz de manter informações sobre dispositivos como contas de usuários, grupos, computadores, recursos, políticas de segurança em um banco de dados na nuvem ou fisicamente.
O grande diferencial desses serviços são as ferramentas para o armazenamento e controle de informações sobre toda configuração da rede, incluindo dispositivos e usuários. O problema começa quando os colaboradores não são orientados sobre as potencialidades da ferramenta e como utilizá-la adequadamente. Por isso, separamos algumas dicas para os gestores organizarem o acesso às informações corporativas mantidas nesse sistema. São elas:
Criar grupo de usuários bem definidos
Grupos são a maneira mais eficiente de facilitar a administração e a atribuição de permissões para acesso a recursos da rede. Pastas compartilhadas, impressoras remotas, serviços diversos, informações confidenciais, entre outros, podem ser compartilhados apenas com um determinado grupo de usuários, mantendo o sigilo sobre determinados dados.
Estabelecer políticas de uso
Políticas de uso são feitas para orientar os colaboradores sobre diretrizes internas da empresa. No caso de um diretório compartilhado, podem estar previstos modo de usar, como nomear arquivos, onde salvar os dados, quem pode acessar, tamanho dos arquivos, formatação etc. Pode parecer desnecessário, mas ter um documento com regras e padrões disponível para consulta de todos é fator essencial para organização e boas práticas dentro da empresa.
Incentivar a otimização de espaço
Algumas empresas já usam exclusivamente serviços de nuvem para armazenar dados corporativas. Outras, no entanto, continuam guardando suas informações eletrônicas em servidores físicos próprios. Seja qual for o modelo vigente na sua empresa, economizar MBs será sempre uma boa opção. Incentive os colaboradores a armazenar o que realmente precisa ser guardado na rede. Imagens que não têm mais serventia, arquivos com informações ultrapassadas etc podem ser deletados, otimizando espaço de armazenamento.
Estabelecer e manter políticas de segurança de dados
Quando um domínio é criado dentro de uma ferramenta de diretório compartilhado, é possível definir limites administrativos e de segurança. As contas de administrador, por exemplo, têm permissões de acesso a todos os recursos do domínio, mas não em recursos de outros domínios. Esse é um limite de segurança importante para grandes empresas, divididas em inúmeros setores e que precisa de políticas de uso e segurança individuais. O gestor precisa deixar claro que os dados corporativos pertencem à empresa e devem ser mantidos dentro da organização, por questões estratégicas e de mercado.
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