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[Artigo] A importância da Memória Organizacional

Normalmente, o conhecimento está disponível de forma acessível a todos os colaboradores de uma determinada empresa, com o pressuposto implícito que eles serão utilizados. Esta suposição é muito otimista e, as vezes, totalmente infundada. O processo de incorporação do conhecimento organizacional convém lembrar, consiste não só do acesso e compreensão do conteúdo, mas também em decidir, de forma consciente, que esta é realmente a melhor – idealmente melhor – maneira de se fazer as coisas e, portanto, o conhecimento é aplicado a um problema ou uma tomada de decisão do mundo real. Esta é a reutilização de conhecimento, o processo pelo qual os verdadeiros tesouros de objetos de conhecimento (ou o conhecimento) são disponibilizados em um repositório, como o SocialBase®.

Por exemplo, as empresas de consultoria, muitas vezes, reutilizam modelos de projetos, anteriormente desenvolvidos, porque eles transmitem a marca da empresa, contém objetos úteis reutilizáveis, como relatos, descrição da organização e, assim por diante. O objetivo é reduzir o tempo necessário para concluir as tarefas, bem como ajudar a manter padrões mais elevados em relação à qualidade do trabalho a ser realizado. Os benefícios para os novos consultores são enormes, na medida que eles são capazes de alcançar o desempenho “em um dia” com a ajuda da reutilização de um tal repositório, ou seja, eles são capazes de executar uma atividade de consultoria de alto nível em seu primeiro dia de trabalho. Outro benefício importante é o trabalho que não foi realizado – porque foi possível perceber que alguém já tinha feito isso anteriormente. As economias envolvidas no “não reinventar a roda” podem ser consideráveis.

DALKIR (2005)¹, salienta que a memória organizacional é, muitas vezes, incompleta porque nela está armazenada apenas conhecimentos explícitos que foram codificados. Embora seja possível a reutilização de conhecimentos tácitos (e isso é feito o tempo todo durante as interações de compartilhamento de conhecimento), a reutilização tende a se restringir a conhecimentos explícitos.

Todavia, enquanto que a reutilização de conhecimentos tácitos pode beneficiar apenas o indivíduo que procurou o conselho de um colega mais experiente, objetos de conhecimento disponíveis em repositórios da memória organizacional são acessíveis a todos os indivíduos de uma determinada empresa e lá podem ser mantidos, durante o tempo em que eles forem úteis aos indivíduos, aos grupos e à organização como um todo.

Dito isto, é imperativo identificar ou, pelo menos, ser capaz de avaliar o quanto de conhecimento tácito está associado um objeto de conhecimento. Se os trabalhadores do conhecimento podem facilmente localizar e se comunicar com as pessoas dentro da empresa, que estão ligadas a um dado objeto de conhecimento (por ex.: estão familiarizadas com a forma como um artefato é operado, como elas foram treinadas, etc..), então, a capacidade de aplicar ou fazer uso desse conhecimento é, significativamente, ampliada.

A essência da resolução de problemas, da inovação, da criatividade, do design intuitivo, de uma boa análise e da gestão efetiva de projetos envolve muito mais conhecimento tácito do que conhecimento explícito. Ao dar ao conhecimento tácito o foco principal e cultivando ambientes de conhecimento tácito, a gestão do conhecimento pode desempenhar um papel importante no desenvolvimento de aplicações, especialmente na reutilização de conhecimentos organizacionais.

Outro aspecto do problema do conhecimento explícito é a falácia de que a documentação (conhecimento explícito) é igual a compreensão. De fato, buscamos o entendimento, a fim de reutilizar um objeto de conhecimento com êxito. No entanto, em um artefato muito complexo é muito difícil que um único indivíduo tenha um entendimento completo da documentação. Entendimento, neste contexto, em última análise, é uma combinação da documentação e da interação – interação com o artefato, com outros indivíduos e com o contexto no qual este artefato funciona. Nenhum redator de documentação técnica pode antecipar todas as perguntas (FAQ) que um usuário de um artefato possa vir a fazer. Mesmo que isso fosse possível, a documentação resultante seria tão extensa e tão complexa que os potenciais usuários simplesmente não a utilizariam e desenvolveriam outros meios para operar o artefato.

Segundo DALKIR (obra citada), programas de gestão do conhecimento que se concentraram na aquisição e no registro de “resmas de conhecimento”, às custas das interações de indivíduo – indivíduo e de indivíduo – artefato, provaram serem caros e poucos satisfatórios. Empresas que não conseguem entender o conhecimento tácito, repetem muitos dos erros cometidos com métodos, técnicas e ferramentas como, por exemplo, a Computer Assisted Software Engineering (CASE). Uma suposição comum no passado era que todos os conhecimentos relevantes poderiam ser agrupados num único pacote facilmente acessível de “melhores práticas”, que os profissionais poderiam então “repetir”.

DALKIR , salienta que quando abordamos a reutilização de conhecimentos como um problema de gestão do conhecimento, nós começamos a formular novas perguntas, ou pelo menos procuramos novos caminhos para encontrar soluções para o problema que a empresa tem a resolver:

  • Como encontrar o “objeto de conhecimento” que precisamos?
  • Como ganhar a confiança de que este “objeto de conhecimento” faz o que queremos e não “coisas estranhas” que não queremos que ele faça?
  • Qual é a distância (organizacional e geográfica) entre o desenvolvedor de “objetos de conhecimento” e os futuros usuários?
  • Há outras pessoas que já utilizaram este “objeto de conhecimento” que poderíamos contatar para aprender como utilizá-lo?
  • Temos acesso ao autor deste “objeto de conhecimento”?
  • Há outros usuários que acharam que este “objeto de conhecimento” seja eficaz?
  • Como devemos proceder para testar este “objeto de conhecimento”?
  • Como integrar facilmente este “objeto de conhecimento” em nosso ambiente?

Utilizando a “memória” das suas empresas, os executivos poderão tomar decisões de negócios mais inteligentes. Isto é obtido quando indivíduos acessam dados, informações e conhecimentos que estão armazenados em repositórios organizacionais. No entanto, somente o acesso não é suficiente – deve-se ter, também, a aplicação do conhecimento – e o sucesso da aplicação do conhecimento parece ser uma função das características dos indivíduos, do conteúdo do conhecimento, do objetivo da reutilização de determinada tarefa e do contexto e da cultura organizacional.

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¹ DALKIR, K., Knowledge Management in Theory and Practice. Elsevier Butterworth–Heinemann: Burlington, 2005.

 

Fonte: Knowtec

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