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“As intranetes fedem”

Gerry McGovern, Ceo da Carewords, destaca que as empresas oferecem a seus clientes o que de melhor há em design e interação, porém ao voltar-se ao público interno esta lógica é invertida. Para ele, não faz nenhum sentido e não há desculpa plausível para este desleixo de UX (User Experience) para com os colaboradores. Ele vai além, e aponta que as intranetes morrem sobre seu peso ‘morto’. Ele afirma que algumas delas são tão perigosas que os colaboradores ao as acessarem deveriam utilizar máscaras de gás.

Consuelo Ribeiro, jornalista e especialista em comunicação interna, corrobora com a questão posta por McGovern. Ela afirma perceber que as empresas ainda não compreenderam a real função de uma intranet. “A intranet não é apenas um depósito de notícias, mas uma ferramenta que deve fazer parte dos planos estratégicos das empresas”, aponta ela.

Em complemento ao material ‘A nova intranet social*’, Consuelo nos explica qual a importância de uma intranet bem estruturada nas empresas e por que a necessidade de se estabelecer um canal franco de diálogo entre colaboradores e empresa é salutar a todos. Além disso, ela traça um possível caminho para se ter uma intranet bem sucedida e produtiva na sua empresa.

As redes sociais permitiram uma comunicação mais horizontal em nossa vida, esta inovação promoveu uma mudança de comportamento nas pessoas, contudo algumas empresas relutam em aceitar esta mudança, por que?
Muitas empresas ainda insistem em bloquear o acesso ao Facebook, Linkedin e outras redes sociais, além do acesso ao e-mail pessoal e portais como Uol e G1. No entanto, os empregados acessam todos esses sites em seus smartphones. As empresas bloqueiam os acessos de um lado e do outro os planos das operadoras de telefonia que combinam internet e ligações estão cada vez mais acessíveis.

Há uma incoerência neste sentido?
Vivemos um cenário incoerente sim. Por que dificultar esses acessos no ambiente de trabalho? Algumas empresas entendem que esse tipo de bloqueio traz resultados positivos na rotina de trabalho, ou seja, o fato do empregado não ter acesso aos sites e comunidades mencionadas faz com que ele produza mais. No entanto, esse empregado possui um telefone pessoal.

Como tratar este quadro?
Ao invés de impedir o acesso as empresas podem estruturar políticas de acesso às mídias sociais. Criar planos para educar suas equipes em relação aos limites para utilização da rede. Alguns podem pensar que isso não é necessário, mas se as empresas insistem em dificultar o acesso as mídias sociais e alguns portais, significa que alguma coisa está acontecendo e precisa de atenção.

Por isso é importante pensar em campanhas de educação para gerar um ambiente verdadeiramente colaborativo e ensinar esse empregado a utilizar a Internet sem impactar na sua rotina de trabalho.

Entendo que falta esse olhar nas empresas. O ideal é deixar de lado uma postura impositiva e assumir uma posição de diálogo com as equipes para educá-las e conscientizá-las sobre o uso da Internet.

Segundo o estudo “A organização age no digital” de Jane McConnel a maioria das empresas não sabe como seus colaboradores estão trabalhando. Você concorda com esta afirmação, em que as empresas precisam evoluir?
As empresas precisam estabelecer um canal de diálogo com seus empregados. Entender quem são essas pessoas e seus universos para então estabelecer uma relação de confiança e a partir daí criar políticas de trabalho que estejam diretamente relacionadas ao dia a dia desse empregado. Eu concordo com a afirmação acima. As empresas realmente não sabem como seus empregados estão trabalhando por conta da ausência desse diálogo, dessa aproximação. Isso não é algo simples, mas é uma proposta que merece atenção e um olhar cuidadoso por parte da gestão das empresas. Estabelecer uma relação de plenos controles dentro da empresa não assegura o conhecimento total sobre as atividades do empregado, mas o entendimento do seu universo e da sua rotina de trabalho por meio do diálogo e confiança, cria uma relação mais sólida (empresa-empregado) na qual a organização enxerga verdadeiramente quem é o individuo que está ali diariamente.

[…] é importante pensar em campanhas de educação para gerar um ambiente verdadeiramente colaborativo e ensinar esse empregado a utilizar a Internet sem impactar na sua rotina de trabalho.

Como começar este diálogo, onde estão os imperceptíveis pelas empresas?
Olhar para a pesquisa de clima é fundamental para o entendimento dos públicos que fazem parte da empresa. Paralelo a isso é importante um mapeamento das áreas da companhia e entendimento do cenário organizacional. Tudo isso faz parte de um diagnóstico. É por meio desse diagnóstico que se obtém o Raio-x da empresa no que diz respeito ao perfil dos empregados, áreas, divisões dentro dessas áreas e funções.

Esse é um processo que demanda tempo, mas traz como resultado um bom mapeamento sobre as áreas e funções dentro da empresa. A partir daí é possível estabelecer rodas de diálogo ou rodas de conversas. Algo mais informal para deixar o empregado à vontade para expor suas ideias e pensamentos sobre a organização e seu trabalho em si.

Podemos pensar em campanhas internas junto aos gestores e coordenadores para incentivarem esses momentos de diálogo entre suas equipes. Estruturar formulários e roteiros para conduzir essas conversas e consequentemente extrair o conteúdo que a empresa precisa para conquistar mais assertividade em seus processos comunicacionais, além de estabelecer um relacionamento mais próximo às equipes.

Por meio desse trabalho é possível identificar também aspectos que a organização precisa aprimorar e os pontos de acerto que devem permanecer recebendo os investimentos da companhia.

Em média, segundo estudos, as empresas mantêm o mesmo sistema de intranet por cinco anos. Isto é prejudicial?
Não acho que seja prejudicial, desde que a plataforma permita executar mudanças que estejam relacionadas às transformações dentro da empresa.

A intranet deve acompanhar essas transformações e se a plataforma permite tal flexibilidade não acho prejudicial manter o mesmo sistema durante o período mencionado.

De acordo com Toby Ward, 8 em cada 10 colaboradores sentem-se insatisfeitos com as intranetes e 65% as acessam apenas uma vez por mês. Como reverter este quadro?
Como comentei anteriormente a intranet deve acompanhar às transformações da empresa. Se isso não acontece temos um problema.

A intranet é um dos principais canais de comunicação dentro das organizações por isso é fundamental que ali estejam concentradas as informações referentes ao universo da organização, além dos conteúdos de interesse dos colaboradores. Só assim a intranet será verdadeiramente atrativa.

Para reverter o índice de rejeição das intranetes as empresas precisam, em primeiro lugar, entender o que o funcionário espera da intranet. Pesquisa! Esse é o caminho. Fazer uma pesquisa com questões de múltiplas escolhas e talvez uma ou duas abertas para compreender a receptividade do empregado, em relação a intranet, seus anseios por informação e como conciliar essas necessidades com os objetivos estratégicos da intranet enquanto uma ferramenta dentro do processo de comunicação.

Trabalhei em uma organização onde identificamos que o índice de leitura das matérias de perfil, aquelas que contam a trajetória de um empregado, eram altíssimos. Já aquelas com informações sobre o negócio em si registravam índices muito baixos. Para equilibrar esses números tentávamos conciliar o perfil de um empregado com uma matéria de negócio relacionada à área dele. Além disso, ao invés de publicar uma matéria de perfil por semana, passamos a publicar cerca de duas ou três. Com isso, conseguimos alavancar gradualmente o índice de acessos em matérias sobre o negócio da empresa.

Isso foi possível a partir da análise dos índices de acesso às notícias. Mas, a pesquisa também é uma boa ferramenta, assim como as pesquisa de clima organizacional que traz um excelente mapeamento do público interno. A interpretação e análise desses dados ajudam bastante no entendimento do cenário organizacional para construir canais de comunicação mais alinhados às necessidades dos colaboradores e à empresa.

O material ‘A nova intranet social’ pode ser acessado neste link ou solicitado pelo email: vanessa.eufrasio@socialbase.com.br

O que as empresas perdem ao não terem plataformas colaborativas de comunicação ou não incentivarem a prática?
As empresas passam a não entender seu público interno e consequentemente deixam de lado respostas para os problemas do dia a dia, que estão no cerne da atividade desempenhada por seus empregados. Ou seja, muitas das respostas para as dificuldades do negócio estão nas atividades exercidas pelos empregados. Daí a necessidade de promover um ambiente mais colaborativo e favorável para o diálogo.

Você falou que as empresas não utilizam a intranet como uma ferramenta estratégica, onde elas estão errando? Qual o caminho?
A intranet não é apenas um depósito de notícias, mas uma ferramenta que deve fazer parte dos planos estratégicos das empresas. É por meio da intranet que a empresa se relaciona com o público interno. Por isso a necessidade de conhecê-la e estruturá-la como uma ferramenta de diálogo entre as áreas da organização, equipes, empresa e demais atores envolvidos nessa relação.

Em algumas empresas a intranet é o único canal de comunicação interna, em outras, ela é apenas um dos inúmeros canais. Independente dessa questão, a intranet assume papel estratégico quando a área de comunicação posiciona esse canal como uma ferramenta dentro dos processos de disseminação de informações e conteúdos internos.

É importante ter esse olhar e incluir a intranet dentro dos planos e estratégias voltados para o público interno.

Por que é importante segmentar e direcionar o conteúdo em uma intranet?
Esse tipo de segmentação facilita o diálogo com o público para o qual a mensagem se destina. É uma forma também de produzir uma comunicação mais assertiva, ou seja, que “fala”, entende e atende às necessidades de conteúdos de determinados grupos.

Qual a importância da figura do comunicador presente em uma intranet?
O comunicador assume o papel de mediador entre as áreas da empresa e os empregados. No entanto, as áreas devem estar cientes desse tipo de trabalho e de prontidão para auxiliar o comunicador com informações técnicas, se esse for o caso. Mas, vejo isso como mais uma oportunidade para dialogar com o empregado, além de obter informações relevantes para subsidiar a área de comunicação em relação a demandas por conteúdo, campanha e que venham dos empregados.

A intranet não é apenas um depósito de notícias, mas uma ferramenta que deve fazer parte dos planos estratégicos das empresas.

O layout da intranet é importante?
É importante sim! O ser humano é visual. Por isso, um layout bem estruturado e atrativo ajuda a atrair a atenção do empregado. Aqui entra a arquitetura da informação também para indicar a melhor forma de disponibilizar as editorias, fotos e chamadas. O olhar do designer e do comunicador é indispensável no desenvolvimento da “cara” da intranet.

Quais os passos para preparar uma intranet de sucesso?
Não acredito em fórmulas, mas existem alguns critérios básicos que acredito podem levar ao sucesso da intranet.
É importante entender qual a importância da intranet para a empresa e dentro da comunicação. A intranet assume um caráter mais passivo (divulgação de classificados e listas de aniversários), promoção do diálogo, informativo, ou tudo isso. A partir daí é possível dar os passos iniciais para construir a intranet.
O layout deve ser observado; publicação ou não de conteúdos processuais, como documentação para solicitação de reembolso de táxi, procedimento para apresentação de atestado e solicitação de férias, por exemplo. Algumas empresas optam pela não publicação dessas informações na intranet, outras não veem problema. O mesmo vale para fotos. Em alguns casos as fotos podem ser divulgadas apenas nas newsletter e não na intranet.
Criar diretrizes para as fotos das matérias é outro item que deve ser levado em consideração. Ou seja, que tipo de imagem é recomendada para publicação na intranet.
Acredito que por meio desses critérios já é possível pensar em como estruturar uma boa intranet e a partir desse roteiro identificar outros pontos que merecem ser discutidos.

Considerações Finais
A comunicação interna está ganhando cada vez mais espaço dentro das empresas e consequentemente se profissionalizando. Nos últimos dois ou três anos os executivos adquiriram um olhar mais estratégico para a comunicação interna e para o público interno. Isso se reflete em oportunidades de trabalho e de posicionar a área de comunicação interna enquanto uma importante aliada para o alcance dos objetivos do negócio por meio do fortalecimento das relações empresa-empregado.

O cenário está em processo de consolidação, mas se revela como altamente promissor para o comunicador e para aqueles que entendem a importância do empregado dentro das relações corporativas.

*o material ‘A nova intranet social’ pode ser acessado neste link ou solicitado pelo email: vanessa.eufrasio@socialbase.com.br

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Sobre a entrevistada

Consuelo_RibeiroConsuelo Ribeiro é Comunicadora. Graduada em Marketing e Jornalismo pela Unisa – Universidade de Santo Amaro, Pós-Graduada em Gestão da Comunicação: Políticas, Educação e Cultura pela Usp – Universidade de São Paulo, com MBA em Comunicação Corporativa pela BSP – Business School São Paulo. Participou de importantes projetos relacionados à pesquisa organizacional, mapeamento dos canais de comunicação interna, coordenação de campanhas voltadas para Programa de Trainees e avaliação de desempenho, além da estruturação de projetos especiais com foco em patrocínios culturais. Com atuação em companhias do segmento de tecnologia, auditoria, agronegócio e alimentício, atualmente trabalha na LVBA Comunicação em processos de relações com a imprensa.

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