Por que integrar e como fazer isso

Foto do autor da matéria Kleiton ReisKleiton Reis, Editor Chefe do Cultura Colaborativa e Coordenador de Marketing na SocialBase

O processo recente de globalização impulsionou a integração mundial, seja em aspectos econômicos ou mesmo sociais. Isso aconteceu, principalmente, em virtude do desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação e barateamento de seu acesso. Esse processo de evolução dos meios de comunicação, no entanto, também deixou outro ambiente também mais integrado: o trabalho.

Os benefícios de uma ambiente de trabalho mais integrados são vastos: melhora a colaboração entre times e pessoas, reduzindo assim a possibilidade de retrabalhos e gastos com horas-extras; consegue melhorar a capacidade de resolver problemas sem a necessidade de longa e exaustivas reuniões porque as pessoas tendem a conversar com mais frequência e a resolverem problemas com mais rapidez; reduz o tempo necessário para a execução de tarefas para entregá-las no prazo, já que a integração naturalmente melhora a comunicação e a confiança entre pessoas e times, entre diversos de outros problemas que a integração ajudam a resolver.

No entanto, existem vários tipos de integração que são possíveis de serem promovidas nas empresas, e dependendo do modelo de negócio de cada uma e sua estrutura organizacional, será preciso olhar com mais atenção para uma ou outra. Os 4 principais tipos de integração são:

É a integração mais básica e deve ser preocupação de todas as empresas. Quando os colaboradores de uma empresa trabalham com metas, por exemplo, manter uma excelente integração entre eles é fundamental para mitigar a possibilidade de rivalidade e “puxadas de tapete”. Isso por acontecer se os colaboradores não enxergarem seu trabalho como um quebra-cabeça em que todas as peças precisam estar justapostas para que o todo (a organização) alcance seus objetivos e metas estratégicas.
Outro momento em que é preciso fazer uma excelente integração entre os colaboradores é durante o onboarding de novos funcionários. Essa ação é essencial para que o novo colaborador seja bem-sucedido em suas tarefas, afinal, ele vai precisar de ajuda de seus colegas de time para executá-las.

Como a comunicação pode ajudar:

A Comunicação Interna, nesse sentido, por ajudar oferecendo ferramentas que ajudem o colaborador a encontrar os demais com facilidade e conhecer suas expertises, competências e habilidades.
Além disso, pode promover ações de endomarketing onde deve ressaltar a importância de cada colaborador para que a empresa cresça de forma saudável e consistente. Essas ações podem ser realizadas tanto como um evento com em campanhas regulares no canais de comunicação da empresa que tenham esse objetivo.
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Rivalidade também pode ser um problema entre times que não estão devidamente integrados. Esse sentimento de competitividade negativa entre áreas pode ser desencadeado nos funcionários quando as metas individuais das equipes são estabelecidas sem considerar outras áreas que podem ser impactadas por elas.
Veja o exemplo das áreas de marketing, vendas e CS. Esses departamentos trabalham com um mesmo ativo – o cliente –, mas em diferentes momentos (antes, durante e depois da venda). Quando as metas de um time são definidas sem consultar as outras áreas que estarão em algum momento envolvidas no processo, o trabalho sairá desalinhado colocando em risco uma oportunidade de sucesso para a organização. Nesse exemplo, Vendas pode bater sua meta, mas CS ter uma taxa de churn muito alta devido ao desalinhamento, o que poderia ser evitado com uma melhor integração entre as áreas

Como a comunicação pode ajudar:

A Comunicação Interna pode promover essa integração de maneira simples: incentive a criação de espaços virtuais (grupos e fóruns, por exemplo) em que os times possam conversar, trocar conhecimentos, receber e dar feedback, ter acesso fácil ao planejamento estratégico das equipes da empresa etc. Além disso, esse tipo de estratégia faz com que os times trabalhem em conjunto para buscar soluções preventivas e mais assertivas e inovem em seus processos.
Para muitas empresas, crescimento significa expansão geográfica. Porém, com a expansão vem vários desafios, mas um deles é essencial para que seja possível enfrentar os demais: manter a unidades na mesma página, com discursos, cultura e pitchs de vendas alinhados ou seja, integradas.
Quando as empresas estão separadas, manter o alinhamento estratégico é essencial para que a empresa consiga bater suas metas mantendo seus valores e princípios, e para que todas as unidades vivam e transpareçam a mesma imagem cultura em seu dia a dia, discurso e pitch de vendas. É importante também para que uma unidade possa colaborar com as demais, seja sugerindo soluções ou mesmo pedindo ajuda para resolver problemas que podem impactar negativamente na execução de tarefas importantes.

Como a comunicação pode ajudar:

A comunicação precisa disponibilizar um espaço comum para que todas as unidades possam conversar, colaborar e compartilhar conhecimentos de forma simples e eficaz. Precisa ainda garantir que todas as unidades terão acesso fácil a documentos importantes que as ajudem a executarem seus processos sem falhas. É trabalho da comunicação também garantir um canal de comunicação rápida entre as unidades para resoluções de problemas, integração e colaboração, por exemplo. A Comunicação, no entanto, deve evitar soluções que na verdade mais irão atrapalhar o trabalho e diminuir a produtividade dos colaboradores, como o uso de telefones ou e-mails, cuja resposta pode demorar ou mesmo a informação ser ignorada pelos colaboradores. É importante ter mais controle sobre os canais utilizados. Se o objetivo é garantir que todas as unidades terão conhecimento de um comunicado, a Comunicação precisa ter um canal que permita mensurar o alcance dessa informação para que, caso a comunicação não seja acessada por alguém ou algum time importante, ela possa reagir a tempo de algum problema acontecer.
O setor de franquias está em expansão no Brasil: Já em 2012, o setor cresceu 16,2% e atingiu o faturamento total de 103 bilhões de reais. Naquele ano, segundo dados da Associação Brasileira de Franchising (ABF), haviam mais de 2.400 redes de franquia no país – quase 400 a mais que no ano anterior, totalizando mais de de 100 mil unidades franqueadas. Assim, manter a unidade organizacional é essencial para esse segmento, e o trabalho de integração por meio das ações de comunicação é a melhor saída, pois tem um custo-benefício melhor. O franqueador precisa manter um canal aberto de feedback e diálogo com os franqueados, pois são eles que estão no front do negócio e entendem as oportunidades de melhoria e evolução do negócio. Além disso, uma comunicação efetiva entre franqueadores e franqueados ajuda a reduzir problemas com ruídos de informação, aspecto extremamente relevante nesse modelo de negócio.

Como a comunicação pode ajudar:

A Comunicação deve atuar para facilitar a comunicação entre as duas partes. Deve existir um ponto de encontro virtual onde os franqueados possam conversar e discutir com o franqueador sobre os serviços e produtos da rede, apontar problemas e sugerir melhorias. A comunicação deve ainda garantir o alcance das informações e utilizar canais que levem a informação para as franquias no momento certo. Além de melhorar a comunicação entre franqueadores e franqueados, a comunicação deve atuar para melhorar a integração entre os franqueados, criando canais em que possam dialogar e trocar conhecimentos e experiências para solucionarem problemas. Dessa maneira, problemas que poderiam prejudicar uma franquia, e que outra já passou e conseguiu resolver, pode ajudar de maneira rápida e mais eficaz do que aguardar a intervenção da franqueadora.

Imagem de uma pessoa no computador e tomando café com uma frase dizendo: Mantenha sua equipe alinhada com o Socialbase

Manter a integração, independente se entre colaboradores, times ou unidades, ainda é um desafio gigante para empresas de todos os portes. Isso porque trabalhar integração envolve aspectos sensíveis do negócio, como a cultura organizacional e a comunicação interna.

Por isso, as áreas responsáveis por essas duas atividades precisam tê-las como aspectos prioritários em sua rotina de trabalho, afinal uma excelente integração ajuda as empresas a atingirem seus objetivos de negócio, se manterem competitivas e inovadoras, reduzirem possibilidades de perdas, entre vários outros benefícios.

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Imagem de uma pessoa no computador e tomando café com uma frase dizendo: Mantenha sua equipe alinhada com o Socialbase

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