Alcance para a Comunicação Interna: como consegui-lo de uma vez por todas em sua empresa?

Por Luciano Tomazi, administrador, especialista em comunicação corporativa e Consultor de Negócios na SocialBase
Imagem de um colaborador com vários post-its grudados nele, demonstrando que o alcance da informação depende de uma boa estratégia.

O que acontece quando sua equipe de comunicação escuta de algum colaborador da sua empresa a seguinte frase: “Isso já foi divulgado? Eu não vi em nenhum lugar” ou então “Ah, não abri (ou não chegou) esse e-mail”? Tenho certeza de que a sensação não é das melhores.

Já falamos no Cultura Colaborativa sobre a importância do alcance na Comunicação Interna nas empresas e como é o alcance o maior fator de impacto em outros indicadores de Comunicação e de negócio, como engajamento e alinhamento dos colaboradores, por exemplo.

Converso com pessoas que são responsáveis por realizar grandes campanhas internas e alocam grande parte do seu dia sob trabalho de criação visual, textos, vídeos e apresentações deslumbrantes. Porém, na hora de checar o nível de engajamento dos colaboradores, as equipes de Comunicação (pelo menos aquelas que conseguem mensurar seu trabalho) percebem que não conseguem alcançar sequer metade de seu público interno. Ou seja, criam grandes ações em vão, têm muito tempo gasto em atividades operacionais, pouco tempo pensando na estratégia e quase nenhum resultado.

Queremos mudar isso, certo? Então vamos em frente!

Alcance é o primeiro passo a ser dado para chegar a um processo de Comunicação Interna eficiente e que traz resultados de sucesso para a empresa. Para consegui-lo também já falamos no Cultura Colaborativa sobre como é importante segmentar o público interno para conseguir entender as necessidade de cada perfil e dessa forma alcançá-lo. Isso porque o público interno é diversificado e diferente e ao não segmentar a comunicação sua empresa está falando com todo mundo e ao mesmo tempo com ninguém.

Além disso, apostar em alternativas como uma Comunicação Interna mobile – que vem virando realidade – também é uma boa opção para fazer com que as informações comecem a chegar e serem retidas pelos colaboradores.

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Mas e se com tudo isso, nada mudar?

“Ah, se nada mudar as coisas vão continuar como estão”. Bem, na verdade, não. Se a sua empresa não consegue investir em segmentação ou tecnologia mobile para melhorar o alcance das informações internas, as coisas tendem a piorar.

Como Cassiane Vilvert já ressaltou em outra matéria aqui da revista, Peter Drucker, o pai da gestão moderna diz que as falhas e ruídos na comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos.

Mas não é só na equipe de comunicação ou com os responsáveis por esse trabalho que os impactos acontecem.

Segundo nossa pesquisa de tendências na comunicação, realizada com mais de 240 empresas do Brasil, 83% delas não conseguem alcançar seu público de forma total, enfrentando ruídos na comunicação e falta de alinhamento interno. Já segundo a Gallup Research, 71% dos colaboradores de uma empresa não estão engajados com a comunicação.

Além dos dados, posso listar mais pontos negativos de não se ter alcance na Comunicação facilmente percebidos no ambiente de trabalho e que ocorrem com frequência:

Falta de propósito: Sem uma comunicação eficiente, os colaboradores não compreenderem a razão de realizarem determinadas tarefas, assim não conseguem enxergar o propósito do seu trabalho e isso impacta em indicadores como o de turnover.

Falta de transparência: Quando a empresa não consegue mostrar o impacto do trabalho dos colaboradores, eles não conseguem saber para qual caminho está indo a organização e sentem-se excluídos – o que também pode levar ao aumento do turnover.

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Lentidão na tomada de decisão: Quando a comunicação não chega a todos que precisam de forma ágil, as equipes tendem a demorar mais para tomar decisões – e isso pode prejudicar a performance da empresa.

Falta de alinhamento estratégico: Se a Comunicação não alcança seu público, os colaboradores não vão saber o que outras áreas estão fazendo ou até mesmo o que a empresa precisa que a própria área faça.

Retrabalhos e atrasos nas entregas: Quando a comunicação é ineficaz e sem alcance, pessoas de uma mesma equipe podem fazer o mesmo processo por não saberem que já possui alguém realizando aquela tarefa ou – ainda pior – não receberem a informação que precisam para realizar o seu trabalho, ficando ociosos.

Falta de credibilidade: Quando ocorrem falhas na comunicação, a área da Comunicação cai em descrédito com os colaboradores e até mesmo as mensagens que chegam simplesmente não engajam.


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Como mudar esse cenário

Para melhorar a Comunicação e evitar os problemas causados por baixo engajamento e ruídos é preciso entender que se não tivermos alcance na comunicação todo o resto está sendo ineficaz.

Ao melhorar o alcance você estará transformando toda a Comunicação e o ambiente de trabalho.

E por onde começar? Os pontos abaixos podem lhe guiar nessa mudança:

#1 Entenda seus públicos e segmente

Seu público não é 70% operacional e o resto é administrativo, ou 100% administrativo, não! Isso não é seu público interno. Isso é uma ideia genérica.

Você sabe se o seu público possui mais homens ou mulheres? Qual a geração predominante? O pessoal trabalha em escritório ou em constante movimento? As atividades são estratégicas ou operacionais? Qual a forma de conteúdo que eles mais consomem? Sei que às vezes isso pode parecer simplista ou nada relevante, mas pelo contrário.

Com essas informações você conseguirá criar uma matriz de canais para usar com cada público, poderá construir um calendário editorial com o timing e o tipo de conteúdo para cada público e fazer muito mais! Por isso é importante que a sua Comunicação saiba responder a essas perguntas.

#2 Engaje suas lideranças

Agora que você já conseguiu segmentar seu público pelos critérios selecionados, chegou a hora de conversar com as lideranças de sua empresa e oficializar a posição delas como parte da Comunicação Interna. Segundo a pesquisa de tendências na comunicação interna, 56% das empresas entrevistadas pretendiam aumentar a comunicação face a face via gestor imediato esse ano.

Ter as lideranças engajadas e preocupados em ter uma comunicação interna efetiva irá fazer com que o alcance seja mais fluido já que a Comunicação face-to-face com equipes é muito poderosa. Essa etapa é onde você poderá começar a engajar o seu público com o repasse de informações da empresa.

A comunicação das lideranças precisa estar de acordo com os valores, estratégias e cultura da empresa e principalmente com a mensagem que a equipe responsável pela comunicação da empresa quer passar.

Somente com esse alinhamento você começará a criar credibilidade com seus colaboradores no momento de repasses diretos de sua área e irá ter um bom alcance das informações interna.

#3 Adapte-se às mudanças

As tecnologias sociais vêm ganhando o mundo nos últimos anos.

Segundo um estudo da Google, em 2017 já são mais de 62% de brasileiros que possuem smartphones.

Por isso, apostar em tecnologias para o alcance da Comunicação Interna permite que você torne seus processos mais atrativos ao seu público, construa melhores vias de acesso aos colaboradores e aumente o alcance e o engajamento do seu público, independentemente da localização geográfica do colaborador.

Tudo isso, não somente via smartphones, mas também com ferramentas que oferecem acesso de navegadores para que seus colaboradores consumam conteúdos multimídia, campanhas segmentadas, com notificações direcionadas, menções pessoais e a possibilidade de mensuração dos resultados.

Opcionais como os listados acima, fazem com que sua Comunicação seja mais eficaz por conseguir disseminar a informação por diferentes meios e de acordo com as necessidades de cada público que você identificou quando segmentou.

Conclusão

No início deste texto mencionei os problemas que a Comunicação enfrenta com o baixo alcance:

falta de propósito, retrabalhos, baixo engajamento, atrasos em entregas, descredibilidade e falta de alinhamento estratégico, e por aí vai. Mas por que falei de tudo isso?

Pois se você não tem alcance na Comunicação Interna esses impactos negativos tornam-se crescentes e cada nova ideia não terá sucesso.

Por outro lado, aqui na SocialBase, por exemplo, construímos o caminho para obter o alcance da Comunicação Interna por meio de soluções digitais e estratégias direcionadas para esse objetivo.

Ao ajudar nossos clientes a segmentar e conhecer o seu público interno, construímos uma estratégia para conseguir entender as dores de seus colaboradores e começamos a compreender como eles enxergam propósito naquilo que fazem, quais informações costumam consumir para realizar seu trabalho.

Quando identificamos pontos como esses, ajudamos os clientes a traçarem planos e treinamentos para as lideranças, onde elas consigam repassar a credibilidade da comunicação para todas as equipes de uma empresa, mostrando alinhamento entre as diretrizes da comunicação e o pensamento das lideranças.

Por fim, para chegar ao último ponto e conseguir alcance do público, gerando engajamento e alinhamento estratégico, nossos clientes usam tecnologia de ponta que possibilitam não só o envio de informações, mas a garantia de alcance e a mensuração de indicadores do trabalho, tornando a comunicação interna, por fim, estratégica na organização.

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