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Colaboração: é disso que a sua empresa realmente precisa?

Por Cassiane Vilvert, Editoria do blog e da revista Cultura Colaborativa e parte do time de Marketing e Comunicação da SocialBase

Toda empresa precisa colaborar internamente em um certo nível mínimo para funcionar e, sem dúvidas, a colaboração de uma maneira mais profunda é o que falta para o seu negócio crescer em competitividade, ser mais inovador e ter uma performance e resultados melhores.

Segundo um estudo da McKinsey, empresas que utilizam tecnologias para promover a colaboração – as chamadas tecnologias sociais – têm um aumento de 20% a 25% de produtividade, por exemplo. Outro estudo recente da Deloitte sobre “Tendências Globais de Capital Humano” afirma que as organizações do futuro funcionarão de maneira ágil, alimentadas por colaboração e compartilhamento de conhecimento.

Esses são sinais de que a colaboração é a base para uma nova forma de se trabalhar (e eles estão por todos os lados, em pesquisas, estudos, na internet, e também no dia a dia). Mas, como saber se esse é o momento de investir em estratégias para promover a tal colaboração na sua empresa? Será que ela está pronta? E o mais importante: por onde começar este trabalho?

Comunicação: o primeiro passo para a colaboração

Criar uma cultura e o hábito da colaboração dentro de uma organização envolve diversas mudanças, mas inicialmente vamos nos ater a primeira e principal delas: a comunicação. Somente por meio de uma boa Comunicação Interna é que as empresas conseguirão ter a base para caminhar rumo a um ambiente colaborativo, que fomenta a integração de pessoas e a inovação no negócio.

Além disso, uma comunicação eficaz é o primeiro passo para muitas conquistas. Segundo a Willis Towers Watson, empresas com uma comunicação interna eficaz tem 47% mais retorno do que empresas com uma comunicação não eficaz e estas são 3.5 vezes mais prováveis ​​de superar significativamente seus concorrentes.

Já, Peter Drucker, considerado pai da gestão moderna, considera que falhas e ruídos de comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos.

Comunicação não é o mesmo que colaboração, claro. Mas frente a esses dados já é possível perceber que a Comunicação é não só uma base sólida e importante, mas também o processo por onde a colaboração irá começar a acontecer nas organizações. É por meio de uma Comunicação Interna mais participativa que a colaboração começa a ser uma realidade concreta.

É o momento de investir em colaboração na empresa?

Essa pergunta poderia ser respondida com uma exclamação certeira: “Sem dúvidas!”. Mas não seria um conselho nada responsável. Isso porque se a sua empresa tem problemas com relação ao alinhamento estratégico, propósito, ruídos ou atrasos nas informações, ou os colaboradores dão sinais de baixo interesse e até mesmo as lideranças mostram-se desalinhadas, na verdade, você precisa primeiro investir em Comunicação Interna.

Eu explico: em um cenário onde a comunicação não funciona bem, investir em colaboração pode ser frustrante – ou até “um tiro no pé”.

Imagine que sua empresa possui os problemas acima mas, mesmo assim, decide apostar todas as fichas em uma consultoria de colaboração e inovação milagrosa, ou começa a adotar práticas que prometem “criar uma cultura de colaboração para sua empresa em x passos”, derrubando as paredes físicas com o intuito de deixar o escritório mais cool e colaborativo.

Sem ter a maturidade e a base de Comunicação necessárias para isso, esqueça. Não vai funcionar como deveria. Os colaboradores não irão entender, o projeto não terá consistência, os líderes não irão engajar (e também não irão incentivar a colaboração em seus times) e todas as pequenas “luzes de mudança” – rumo à inovação e a colaboração – irão se apagar com a primeira brisa.

Tudo isso porque antes de trabalhar em prol da colaboração, é preciso primeiro instituir uma mentalidade voltada para ela em todos os stakeholders – e para isso é fundamental ter um processo de Comunicação Interna eficaz que viabilize essa mudança de mentalidade.

Neste sentido, antes de tentar “salvar” o ambiente corporativo com a palavra mágica ‘colaboração’, implementando ações desconexas, sua empresa precisa primeiro se certificar de que:

  • Faz as informações alcançarem todos os colaboradores no tempo certo, trabalhando a transparência e o alinhamento;
  • Cria gatilhos por meio da Comunicação, que direcionam o colaborador a uma ação ou a um entendimento coletivo e eles se sentem parte do todo;
  • Permite o acesso fácil às informações sempre que os colaboradores precisarem para mantê-los sempre alinhados e facilitar a sua vida para que seja produtivos;
  • Tem uma Comunicação que atua de maneira proativa com as áreas internamente, fazendo com que todas as equipes troquem informações;
  • Tem fluxos de informação bem definidos e sabe qual é a prioridade que cada informação tem.

Esses pontos são básicos para que a boa Comunicação – que é o passo anterior à colaboração – funcione para criar uma cultura de fomento. Afinal, a colaboração no ambiente corporativo parte do princípio de trocas, o que começa com diálogo e participação ativa. E como tornar uma empresa mais colaborativa se ela está desalinhada? Não é transparente? A suas informações ficam retidas às fontes e não circulam entre as equipes? Os líderes são inseguros e controladores e os colaboradores improdutivos, desmotivados e sem propósito? Impossível!

Portanto, antes de pensar em colaboração, analise cuidadosamente a Comunicação da sua empresa.

Pois, para que a colaboração aconteça na empresa, esta precisa ter sua Comunicação com os colaboradores bem afiada.

Só assim, e por meio de uma cultura, das lideranças e dos canais utilizados, a empresa poderá fazer a colaboração acontecer.

 

Por onde começar a colaboração nas empresas?

Podem existir diversas maneiras, frameworks e modelos para instituir um ambiente mais colaborativo na sua organização. Independente do escolhido, ao pensar em promover mais colaboração na empresa é preciso levar em conta, ainda segundo o estudo da Deloitte, que ”O foco mudou de ‘falar sobre pessoas’ para ‘falar com pessoas’ em conversas abertas.”

Neste sentido, se a sua empresa já possui uma Comunicação com os empregados um pouco mais robusta e desenvolvida, a colaboração pode estar à um passo de acontecer – e só depende de como ela será instituída por meio dos canais e ferramentas utilizadas para abrir o diálogo.

Quando a Comunicação funciona, para se instituir a colaboração é necessário pensar formas de incorporá-la à cultura da organização, de modo a incentivar a participação dos funcionários. Aí, duas preocupações distintas devem ser pontos de atenção: as lideranças e as ferramentas utilizadas.

Os líderes precisam estar inseridos no processo e conscientes de que devem impulsionar a colaboração, sendo exemplos inspiradores, guiando, mediando, e, principalmente, reconhecendo bons exemplos e comportamentos das equipes ao colaborar, para que a colaboração se multiplique e se torne o padrão de pensamento e ação nos times.

Além disso, todos os canais de comunicação por onde a empresa troca suas informações precisam dar suporte e facilitar que a colaboração aconteça. Uma Rede Social Corporativa, por exemplo, é uma das tecnologias mais adequadas para viabilizar a colaboração nas empresas, pois ela oferece um ambiente dinâmico mas que pode ser mediado.

As pessoas precisam ‘respirar’ colaboração – para que ela se torne parte da cultura da empresa e não apenas um desejo – e por isso, a empresa precisa exalar esse mesmo sentimento, por meio da comunicação, e seus canais devem ser facilitadores para que essa proposta se torne real.

Por isso, tentar colaborar por meio de intranets engessadas, e-mails encaminhados que se perdem nas caixas de entrada, mensagens em grupos de Whatsapp que são ignorados e protocolos rígidos não irá funcionar – tudo isso só criará ruídos.

Para construir uma colaboração genuína, aquela que irá trazer para a empresa os insumos que ela precisa para inovar, crescer e fazer as pessoas se sentirem parte do negócio, primeiro é preciso uma comunicação interna que alcança os colaboradores.

Só depois será possível adicionar a colaboração à cultura da empresa. As lideranças devem estar totalmente orientadas também à colaboração e as ferramentas e tecnologias utilizadas pela empresa precisam dar suporte a esse processo.

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