Como deixar suas reuniões mais produtivas?

Vivemos numa época onde cada minuto pode ser uma oportunidade perdida. Quanto mais horas gastamos em ações desnecessárias, menos tempo teremos para correr atrás do que realmente interessa. Nesse sentido, as reuniões corporativas são vistas como grandes vilãs. Na maioria das vezes improdutivas e desnecessárias, elas atrapalham o dia a dia dos profissionais, e, consequentemente, o desempenho dos negócios.

Se você também está cansado de perder seu precioso tempo, existem treinamentos já disponíveis no mercado que irão tornar suas reuniões muito mais produtivas. Neste artigo, faço um resumo de algumas dicas de técnicas de facilitação para reuniões produtivas, as quais podemos encontrar nesses cursos.

Para começar, um passo importante é aprender a planejar e organizar melhor suas reuniões para otimizar tempo e alcançar seus objetivos de forma efetiva. Para que não haja retrabalho e esforço excessivo de comunicação, é preciso mapear motivações, priorizar e definir conteúdos e aprender técnicas de condução e resolução de divergências e conflitos de ideias.

Ao todo, temos 10 princípios que norteiam a otimização desse processo:

Preparando uma reunião

A preparação adequada de uma reunião é essencial e deve ser a primeira etapa. É necessário colher as informações pertinentes aos participantes, identificar os participantes­ chave, definir pauta, preparar as saídas, dominar o processo, informar-se sobre os participantes e sobre os tópicos da reunião, preparar o ambiente adequadamente e arquitetar uma introdução eficaz.

Iniciando uma reunião

Grande parte da produtividade de uma reunião pode se perder em um início pobre. É importante uma boa introdução sobre o assunto e uma configuração adequada da sala física, que atue a seu favor. Além disso, é essencial revisar a pauta já divulgada entre os participantes, estabelecer regras de comportamento para que a reunião transcorra com foco adequado, definir as “válvulas de escape” para informações/discussões pouco pertinentes à reunião e garantir que todos tenham a mesma visão sobre o que é consenso.

Focando o grupo

Um dos maiores problemas em reuniões é a perda ou falta de foco dos participantes. Para contornar este problema, é importante manter o objetivo e os assuntos em pauta sempre claros e visíveis a todos, redirecionar questões paralelas para fora da linha principal da reunião, criar checkpoints, revisar e sumarizar resultados e estar sempre atento ao tempo da reunião e à energia dos participantes.

Respeitando o poder da caneta

As palavras voam, por isso é fundamental que toda informação pertinente à reunião seja escrita em algum lugar visível a todos os participantes, garantindo que todos estejam tratando do mesmo ponto. O facilitador de uma reunião deve garantir que a caneta em suas mãos está a serviço dos participantes da reunião, e não ao seu próprio. É importante manter a clareza e a organização do que é escrito e garantir que o que está sendo passado no papel de fato corresponde com o que foi dito.

Coletando informações

Uma das principais capacidades de um bom facilitador é a de saber coletar e organizar as informações, de forma a, enfim, facilitar o andamento de uma discussão ou a tomada de decisões. Para tal, o facilitador se utiliza de perguntas que extraiam a informação necessária, que será, em grande parte, listada, categorizada e priorizada pelos próprios participantes.

Gerenciando disfunções

Grande parte das reuniões sofre por comportamentos disfuncionais de seus participantes. Estas disfunções acontecem devido à diversidade de personalidades presente, algo bom para a inovação, mas ruim para o consenso. Compreender os comportamentos disfuncionais e saber separar sintomas das causas para que seja possível detectar e prevenir estes comportamentos ajuda a manter o foco da reunião e garantir a sua produtividade.

Construindo consenso

Nem sempre todos os participantes de uma reunião têm a mesma visão sobre o que é consenso e sobre a necessidade de um acordo unânime sobre determinado tópico. O facilitador deve garantir que todos tenham a mesma visão, e amenizar o confronto de opiniões mantendo o acordo nas mãos dos participantes, os ajudando a buscar um meio termo através de alternativas, técnicas de priorização e técnicas para a busca do consenso.

Mantendo a energia alta

A energia de uma reunião é imediatamente refletida na riqueza de seus resultados. Se o facilitador consegue manter a energia de uma reunião alta, manter as pessoas ativas, envolvidas com os tópicos e produzindo subsídios em equipe, há grandes chances dele ser bem sucedido em ajudar estas pessoas a tirar o melhor proveito possível de sua reunião.

Fechando a sessão

Uma reunião não deve terminar com “é isso” ou “pronto”. É fundamental planejar tempo para revisar as atividades executadas, o propósito da reunião, os assuntos paralelos que foram redirecionados e solicitar a avaliação do resultado da reunião ao grupo. Avaliar se o tempo planejado para a reunião foi suficiente também é importante. Reunião encerrada, é hora de informar os resultados aos interessados nos produtos da reunião e documentá-los.

Montando uma pauta

Uma pauta de reunião deve estar baseada em objetivos e ser desenvolvida de acordo com as necessidades específicas. É importante confirmar a pauta com os interessados em seu resultado e, então, preparar uma pauta detalhada. Ainda assim, pode ser que seja necessário mudar a pauta durante a reunião. Uma pauta também pode carregar consigo recomendações para os participantes e deve ser utilizada para revisar a produtividade da reunião.

Os profissionais que tiverem conhecimento sobre as técnicas de facilitação adequadas, proporcionarão excelentes experiências dinâmicas com sessões em grupo, leves e curtas, com informação de qualidade em troca. É preciso estar focado no seu objetivo sem que seja necessário gerar incômodo para as pessoas, não há mais longas reuniões e sim pequenas sessões de imersão onde sempre há um resultado produtivo.

Treine, estude, e livre-se de reuniões improdutivas e desnecessárias, e aproveite seu tempo para algo mais relevante ao sucesso do seu negócio!