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Tornando a comunicação estratégica e efetiva em PMEs

Achar que por sua empresa ser pequena aqueles famosos ruídos na comunicação não vão acontecer e por isso você não deve se importar com a comunicação interna é um engano clássico e que pode levar seu negócio a ruína. Em tempos de crise, em que o fantasma da “redução de custos” está a solta, manter uma comunicação efetiva e transparente com os colaboradores é essencial para evitar ruídos e manter todos alinhados com os objetivos e momento da empresa.

Mas como acabar com os ruídos na comunicação nas pequenas e médias empresas?

A falta de uma pessoa específica para cuidar da comunicação faz com que as informações geralmente fiquem centralizadas no CEO e outras lideranças, e como a gestão geralmente está envolvida em muitas frentes de trabalho ao mesmo tempo, muita informação se perde e não chega aos colaboradores. Além disso, por não ser sua atividade principal, os líderes acabam fazendo comunicação por feeling e não de forma estratégica, o que impacta negativamente as PMEs.

O problema de as PMEs não considerarem a comunicação interna como atividade estratégica é que, como afirma Vasconcelos Filho, autor de “Planejamento estratégico para a retomada do desenvolvimento”, uma das maiores dificuldades das pequenas empresas é justamente obter informação estratégica que ajude na tomada de decisões internas. Isso acontece porque, quando a própria gestão não prioriza a comunicação, os colaboradores não terão a iniciativa de priorizá-la, e as informações relevantes vão se perder nas conversas de corredor.

Como ter uma comunicação estratégica e efetiva nas PMEs

A comunicação interna de uma empresa só é estratégica quando ela conversa com os objetivos e metas da empresa e só é efetiva quando ela alcança e não deixa dúvidas e quando engaja e deixa os colaboradores mais produtivos.

O primeiro passo para ter uma comunicação interna estratégica e efetiva, então, é entender melhor os objetivos da comunicação e analisar os processos atuais de comunicação para perceber se eles estão alinhados a esses objetivos. Em seguida, é preciso organizar os processos de comunicação e definir os fluxos formais de comunicação, sem perder de vista os fluxos informais, que causam os ruídos na comunicação.

Objetivos da comunicação interna

No livro “Comunicação com Empregados” são listados pelo menos cinco objetivos da comunicação interna:

  • Contribuir para o alcance dos objetivos do negócio
  • Disseminar e estimular o entendimento de identidade corporativa
  • Estimular a formação de uma imagem positiva
  • Promover um clima organizacional positivo, por meio do alinhamento entre discurso e prática e de maior compreensão
  • Gerar engajamento

Os objetivos listados mostram que a comunicação interna precisa ser encarada como uma atividade estratégica e não secundária, onde ela só acontece sob demanda. As ações da comunicação interna devem colaborar para que a empresa alcance seus objetivos, seja por meio do repasse de informações estratégicas para a tomada de decisão, seja para manter a cultura organizacional e manter os empregados alinhados e fortalecer a imagem da empresa internamente.

Os benefícios de alcançar esses objetivos estratégicos é ter colaboradores que sabem e entendem seu papel e sua importância na organização e sabem onde a empresa pretende chegar e o que vão ganhar com isso, e por isso desempenham suas atividades com mais rapidez e qualidade, se tornam embaixadores da marca e vendedores naturais dos seu produto ou serviço.

Cientes das vantagens de uma comunicação interna estratégica, as PMEs devem utilizá-la como motor para impulsionar o atingimento de suas metas de negócio. Assim, é importante planejá-la, executá-la e mensurá-la para garantir que as ações são as mais adequadas e estão surtindo o efeito desejado.

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Porém, é importante que a empresa não perca de vista que, apesar de seus esforços em manter a comunicação interna transparente, por meio de um fluxo formal, sempre existirão os fluxos informais, que acontecem nos corredores ou na cantina, principalmente nos negócios de pequeno e médio porte.

Quando aparecem os ruídos na comunicação

Apesar de ser o sonho de toda a organização extinguir a famosa “rádio-corredor”, ela sempre vai existir, pois a comunicação continuamente vai arranjar novas maneiras de acontecer fora dos canais oficiais da empresa. O importante, então, e o segundo passo para que a comunicação nas PMEs seja efetiva e estratégica, é que a empresa saiba lidar com os fluxos informais de comunicação que geralmente afetam toda a empresa.

Para isso, é necessário distinguir os fluxos de comunicação formais dos informais, onde geralmente acontecem a “rádio-corredor” e onde surgem os ruídos na comunicação.

O fluxo formal quem determina é a empresa. É por onde correm os comunicados oficiais e é responsabilidade de um setor ou de uma pessoa específica. Esse fluxo ocorre por canais institucionalizados, como murais, jornais, revistas, e-mails, intranets etc., e vem de cima para baixo. Seus conteúdo trata de temas de interesses diretos da empresa, e por isso sua linguagem é centrada na organização.

Enquanto isso, os fluxos informais acontecem fora desses canais. Os assuntos são espontâneos e frequentemente transmitidos via oral. Diferente dos canais oficiais, aqui os conteúdos têm mais relação com o dia a dia dos funcionários e, por isso, são centrados nos indivíduos e não na organização, por isso são mais atraentes.

O problema de não ter controle sobre os canais informais é que são geralmente a partir deles que surgem os ruídos na comunicação, embora possam também acontecer nos canais formais, seja por causa do emissor, do canal e ou do próprio receptor. O livro “Comunicação com Empregados” diz que o ruído pode acontecer por quatro razões:

  • Deficiências técnicas: como mensagens que geram interpretações dúbias ou na escolha equivocada de canais.
  • Repertório inadequado: diferença na linguagem utilizada pelos diversos públicos internos, dificultando a decodificação da mensagem.
  • Inadequação de volume: acontece pelo excesso ou ausência de informações.
  • Debilidade de tempo: quando a informação não chega na hora certa pelos canais formais da empresa.

Geralmente, os ruídos na comunicação são responsáveis por criar falhas no processo de comunicação que podem ser banais, mas que também podem ocasionar sérios problemas para a organização: problemas nas relações interpessoais, problemas na saúde dos colaboradores, falta de alinhamento estratégico, prejudicando a produtividade, e baixo engajamento nas atividades da empresa, para citar apenas alguns exemplos.

Apesar dos vários problemas, os ruídos também podem ser um fator determinante para que a empresa reorganize seus processos de comunicação. Para isso, é preciso reconhecer onde estão os ruídos e implementar estratégias que os impeçam de ocorrer novamente.

Acabe com os ruídos na comunicação

Existem vários fatores que impactam na redução dos ruídos e que ajudam a melhorar a produtividade dos colaboradores. Como dissemos anteriormente, os ruídos podem ser ocasionados pelo emissor, canal ou mesmo pelo receptor, então o primeiro passo é identificar qual a principal causa dos ruídos na comunicação da sua empresa.

Se a causa do ruído for o emissor, é mister entender se o problema está na linguagem ou no momento em que a mensagem está sendo passada. Por isso, é importante que o gestor ou responsável pela comunicação entenda os hábitos de seus funcionários e o modo como se comunicam para falar a língua deles.

É possível ainda que, apesar da linguagem adequada, o canal utilizado falhe em entregar a mensagem ou não seja o melhor veículo para alcançar e/ou engajar os funcionários. Nesse caso, a pesquisa de hábitos dos funcionários deve apontar qual o melhor canal para conversar com eles.

Para definir qual a melhor ferramenta, você deve considerar as especificidades do público, do conteúdo e a periodicidade que deseja comunicar. Para PMEs, o ideal é utilizar ferramentas colaborativas digitais, pois assim a gestão consegue descentralizar a comunicação interna, ter controle sobre ela e resolver outros problemas como integração entre times, alinhamento estratégico, segmentar as informações para o público correto e entregá-la no local e momento ideal.

Quer saber quais são os próximos passos para uma comunicação efetiva e estratégica e ainda conhecer uma ferramenta que pode ajudar a sua empresa nesse desafio? Peça uma demonstração do SocialBase e fale com um dos nossos especialistas.

Artigo originalmente postado na 18ª Edição da Revista Cultura Colaborativa. Leia mais textos aqui.

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