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Comunicação mais livre, moderada ou controlada?

Um estudo recente publicado pela revista Frontiers in Psycology aponta que uma das causas da síndrome de burnout – o esgotamento psicológico e físico de uma pessoa causado pelo trabalho – pode ser o desequilíbrio entre as necessidades dos trabalhadores e as demandas do seu emprego. Isso pode acontecer porque hoje há um alto volume de tarefas e tráfego de informações, e nem sempre os fluxos de informação dentro da empresa acompanham a agilidade com que tudo que acontece dentro do ambiente de trabalho. É nesta hora que é pensar se é hora de deixar a comunicação mais livre, moderá-la ou manter seu controle de forma mais rígida.

Nas últimas pesquisas que fizemos com os leitores do Cultura Colaborativa, identificamos que as empresas têm tido problemas de comunicação porque, geralmente, as informações não são vistas como relevantes, seja devido à burocracia excessiva na comunicação interna, que deixa a comunicação engessada e nas mãos de poucos, ou a líderes que não dão a devida importância ao processo de se comunicar e não conseguem moderá-la adequadamente ou a comunicação é livre demais e os colaboradores não se sentem responsáveis por manter um fluxo saudável de informações.

Imagine as seguintes situações: você recebe um comunicado oficial pelo e-mail interno da empresa sobre alguma atividade que envolve a sua área, você fica com dúvidas e, ao tentar entrar em contato com a fonte que disparou este comunicado (seja pela caixa de dúvidas/ sugestões ou pelo e-mail falecom@), a resposta demora a vir. Ou recebe um comunicado oficial mas o líder não estava alinhado com as informações e não sabe responder as dúvidas que surgem entre a equipe. Você acha que esses cenários poderiam impactar no seu trabalho?

Essas duas situações são comuns de acontecer dentro de uma empresa, e, apesar de parecerem pequenas, são desgastantes à medida que a informação, mesmo chegando às pessoas, não cumpre o seu papel. Ela deixa de ser uma ferramenta de trabalho e passa a ser uma distração, que atrapalha e cansa as pessoas, sendo repassada por um processo que é burocrático, lento e que abre espaço para ruídos e para a falta de alinhamento. Por isso, é importante pensar o quanto o controle, a moderação ou uma comunicação mais livre impactam nos processos da sua empresa e influenciam no negócio, e em como sua definição pode ajudar a melhorar a comunicação interna e todo o ambiente de trabalho.

O problema do controle

O controle na comunicação acontece quando o principal fluxo dentro da empresa é o descendente, que prioriza as relações verticais ou “top-down”, por meio apenas do repasse de informações oficiais mais controladas, e sob a responsabilidade de uma única pessoa ou de um único setor.

A vantagem de controlar a comunicação dentro da empresa pode estar na centralização das informações institucionais e não vazamento de informações sigilosas. Porém, a comunicação interna está mudando e hoje vivemos em um ritmo que a chegada de informações atrasadas ou uma comunicação que não alcança o público interno pode prejudicar toda a empresa

Por esses motivos, o controle na comunicação mostra-se ineficiente. Claro que uma empresa precisa de meios institucionais, mas eles precisam ser efetivos.  Aí é preciso apostar em novos meios de comunicação que ofereçam mais opções de interação e colaboração para melhorar a comunicação interna.

Moderação como alternativa

Um processo de comunicação mais moderado certamente é mais reconhecido pelos colaboradores de uma empresa, que sentem-se mais produtivos porque as informações fluem melhor, dando a impressão de que o negócio “anda”.

Além disso, em fluxos de comunicação mais horizontais ou transversais, as informações fluem entre os pares e isso contribui para que as equipes estejam bem alinhadas, sendo possível que a equipe una esforços, além de satisfazer necessidades como inclusão, controle e afeição.

A moderação pode melhorar a comunicação interna porque essa opção torna os processos mais ágeis no tempo de responder e promover interação com os canais da empresa, diminuindo ruídos em informações institucionais e deixando os responsáveis pela comunicação com mais tempo para pensar estratégias de melhorar a forma como a informação circula. Quanto mais “redondo” for esse processo de circulação da informação, menos os funcionários terão o sentimento de estarem sendo sobrecarregados de informações e conteúdos.

Além disso, a empresa terá todos falando a mesma língua, evitando informações imprecisas, incompletas ou em duplicidade. Mas para ter mais moderação na comunicação interna é necessário que a empresa ofereça meios de comunicação que suportam este tipo de interação.

As vantagens de uma comunicação mais livre

Imagine se, no dia a dia do trabalho, você conseguisse se informar com o que lhe interessa sobre a empresa, pudesse tirar dúvidas com colegas para dar andamento no trabalho de forma simples e ainda pudesse interagir com outros times que dependem do seu trabalho, sem muita burocracia, e registrando tudo que é necessário? Isso é possível em um ambiente que adota uma postura mais liberal, o que ajuda a melhorar a comunicação interna.

Vale ressaltar que liberdade não é sinônimo de bagunça, portanto é possível abrir espaço para que as pessoas se relacionem entre si e com a empresa, de forma mais fluida. Uma comunicação mais livre geralmente é encontrada em organizações mais modernas  e descentralizadas, mas ela também é possível em organizações mais tradicionais, bastando apenas adotar uma nova postura com relação à comunicação.

A liberdade na comunicação interna implica em uma gestão mais participativa e integrada, sendo que a melhor receita para acertar neste tipo de processo, seja para mudar a comunicação da empresa ou para instituí-la, é que a organização mantenha o seu caráter oficial com a área de comunicação interna. Nesse caso, também é importante ter ferramentas que permitam a troca de informações e o diálogo sem amarras.

É fácil perceber como a comunicação interna circula dentro da empresa e se ela está contribuindo para a produtividade das pessoas ou para a sua exaustão. Basta analisar de que forma os times e líderes se relacionam entre si e com a organização. No momento atual, quanto mais livre – na medida do possível – correm os fluxos de informação dentro da empresa, mais fluido será o trabalho, mais fácil será o feedback, os processos correrão mais ágeis, assim como os resultados de toda a organização serão maximizados.

Para melhorar a comunicação interna, aderir a um processo mais liberal implica em mais transparência dentro da empresa, e isso pode ser um facilitador no relacionamento organização-empregados, principalmente em tempos de crise em que é preciso alinhar expectativas e gerir receios. Porém é importante lembrar que para incorporar esse tipo de comunicação na empresa será necessária uma mudança de mindset de seus gestores, priorizando a integração.

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