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Financeira aposta em software de colaboração e dá 4 bons exemplos

Na hora do café, um grupo de funcionários discute meios para melhorar um processo corporativo. Você já deve ter presenciado uma cena assim, comum em organizações onde os colaboradores podem se reunir com mais facilidade. Esse tipo de integração fica um pouco mais complicada em grandes instituições, bem distribuídas por vários locais e com poucas possibilidades de integração. A State Street Corp, empresa americana do ramo financeiro, apostou em tecnologia para resolver essa questão e, com uma rede social corporativa, foi capaz de reunir o corpo funcional em um ponto de encontro virtual, segundo relato de David Carr em reportagem no portal da InformationWeek. Nesse caso, o processo de implantação de um software de colaboração foi feito de forma exemplar: das 30 mil pessoas que trabalham lá, 10 mil são usuários ativos. Separamos quatro bons exemplos dados pela State Street Corp que podem ser levados para o seu negócio: 

  • Criou-se um ‘time de campeões’: antes do kickoff oficial do software de colaboração adotado pela empresa – uma rede social corporativa lançada em abril de 2012 –, a State Street Corp fez, por um ano, um teste com um grupo de 1,5 mil funcionários. Esse grupo, de acordo com David Carr, foi fundamental para escolher a ferramenta correta e quais usos a organização daria a ela.A State Street Corp teve um longo período beta em relação aos casos que acompanhamos aqui no Brasil. Para uma organização com 30 mil funcionários, é preciso ter muita certeza da ferramenta que você usará. Isso se aplica a empresas de qualquer porte: antes de lançar publicamente o software de colaboração, teste com um grupo a utilidade e os benefícios da ferramenta. Assim, você terá um prognóstico completo sobre as falhas do sistema e tempo suficiente para solucioná-las até o kickoff da versão final.
  • Análise dos dados e das comunidades: no início da implantação, a equipe responsável pela rede social da State Street Corp identificou que havia muitos grupos pequenos, isolados uns dos outros, alguns deles inativos. Isso ia contra os objetivos da empresa: integração e colaboração. Para solucionar esse problema, os gestores passaram a monitorar a atividade dentro desses “mini-grupos”, eliminando os menos usados e estimulando melhorias nos mais acessados. Esse insight só foi possível depois da análise dos dados e das comunidades presentes dentro do software de colaboração – prática ainda pouco difundida no Brasil, mas que deve tomar força nos próximos anos.Os softwares de colaboração disponíveis no mercado – com destaque para as redes sociais corporativas – contam com recursos para acompanhar o uso da solução e verificar os grupos mais movimentados. Esses assuntos possivelmente mobilizam mais os colaboradores e podem ser melhor explorados pelo perfil oficial da empresa, por exemplo.
  • Engajamento da alta diretoria: além da adesão dos colaboradores, os gestores da rede social corporativa da State Street Corp incentivaram os gestores a experimentar o serviço. Usuários mais experientes na rede, os ‘campeões’ do primeiro tópico, davam consultorias para ajudar a alta diretoria a entrar na ferramenta. O resultado? Até o CEO e presidente da empresa, Jay Hooley, participava ativamente do software de colaboração online.As ações focadas em gestores, como a iniciativa feita na State Street Corp, trazem duas consequências positivas para a empresa. A primeira delas (e a mais óbvia) é ganhar a aprovação dos administradores – o que garante a permanência e manutenção da ferramenta. A segunda tem relação direta com os colaboradores. A alta gerência acaba cativando o corpo funcional a entrar, fazendo com que os demais funcionários comecem a usar o serviço. Com o exemplo vindo ‘de cima’, a entrada de novos usuários tende a ser maior.
  • Engajamento com os usuários: o último bom exemplo dado pela State Street Corp está relacionado à relação que os gestores da rede tem com os colaboradores. O grupo costuma organizar ações para estimular o uso da rede e até premiar quem aplica a ferramenta aos interesses corporativos. Em junho de 2012, a organização fez um ‘rally da inovação’ para que os funcionários propusessem sugestões interessantes para a empresa. Segundo relato de David Carr, em 72 horas a organização recebeu mais de 12 mil sugestões – dessas, conseguiu recolher cerca de 400 que “valiam uma análise posterior”.Além do benefício direto que uma ação dessas traz para a empresa – as ideias inovadoras que podem trazer melhores resultados no dia a dia corporativo –, é importante destacar como os colaboradores aderiram ao projeto e deram sugestões. Iniciativas assim, que estimulam e cativam os funcionários, são sempre benéficas e devem ser repetidas. Na hora de organizar um evento institucional, pense em uma ação que envolva o software de colaboração.

Com esses quatro conselhos, é possível melhorar os resultados de um software de colaboração e trazer melhorias para todos os setores da empresa. Se você implantou uma dessas dicas na sua instituição e obteve bons resultados, deixe seu relato nos comentários.

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