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Como a gestão de arquivos pode impactar no seu negócio

Constituídas por pessoas, processos, tecnologias e suas derivações, as organizações possuem atividades, tarefas, políticas, valores, cultura, normas, procedimentos e produzem uma série de documentos e informações, que constituem a sua história e memória. Os arquivos representam a coleção de documentos que registram informações dentro de um contexto, formando conhecimento, que é um dos principais ativos dentro de uma organização.

E qual o impacto da indisponibilidade de determinado documento, informação ou conhecimento dentro da empresa?

Em outro artigo aqui do Cultura Colaborativa explicamos porque a gestão de arquivos é tão importante para as organizações. Nele, mostramos que um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa e que os custos, para grandes companhias, recuperá-los chega a US$ 120.

Mas como é possível perder dinheiro procurando um documento? É porque cada documento possui algum valor para a organização. Por isso, antes de falarmos em como a gestão de arquivos pode impactar o seu negócio, é importante esclarecermos que documento não é “tudo igual”, não representam o mesmo valor, e saber a diferença entre eles fará você ter mais atenção quanto à sua importância.

O valor dos documentos

A gestão de arquivos e documentos iniciou a partir da necessidade de organização informacional devido à explosão documental pós Segunda Guerra Mundial, e desde então muitas tecnologias foram incorporadas a essa prática. Realizar gestão documental significa, além de racionalizar e controlar a produção de documentos,  garantir o acesso e destinação deles por meio da organização. Foi a partir dessa necessidade que surgiu a arquivologia, ciência relativa à organização de arquivos.

Segundo a arquivologia, os documentos possuem valores enquanto gênero, e isso facilita bastante a vida de quem precisa lidar com eles constantemente. Além disso, determinar um valor para um documento é essencial para determinar qunto tempo ele deve ser mantido na empresa, já que há documentos que não precisam ser guardados durante toda a existência da organização.

Há dois tipos de valores, o primário e o secundário, e cada um deles têm suas subdivisões.

Os documentos de valor primário são categorizados dessa forma porque seu valor é inerente a sua criação. Ou seja, eles são necessários para que a organização cumpra suas atribuições e desempenhe adequadamente suas funções. Esses documentos podem ser divididos em:

Documentos de valor administrativo, que são necessários as atividades de rotina da empresa, tendo relação com os processos, por exemplo: planos, programas, relatórios etc.

Documentos de valor fiscal, que dizem respeito a comprovações de operações financeiras, receitas e despesas. Por exemplo: notas fiscais, faturas, recibos etc. Uma característica desse documento é que seu valor cessa quando a operação ao qual foi destinado finaliza. No entanto, ainda é preciso mantê-lo por um tempo determinado, de acordo com as exigências fiscais e legais.

Documentos de valor legal ou jurídico, que são criados para constituir um direito, seja de curto ou longo prazo. Esses documentos, por exemplo, podem produzir efeito perante tribunais e regulamentar relações externas e internas de uma empresa.

Já os documentos de valor secundário são aqueles em que sua utilização não é imediata ou científica. Vale ressaltar que nem todo documento de valor primário terá valor secundário, já que este valor está ligado a sua conservação. Os documentos de valor secundário, podem ser:

Documentos de valor histórico, ligados à origem, aos direitos e aos objetivos da organização, como estatutos, resoluções, regulamentos etc., e aqueles relativos aos seus direitos patrimoniais.

Dessa forma, os documentos de valor históricos podem ser também probatórios, quando se referem à história e à ação da empresa, e informativos, quando estão ligados a aspectos econômicos, políticos, sociais e estatísticos.

Atribuir valor ao documento é fundamental também para determinar a fase em que o documento se encontra e o prazo de guarda dos mesmos. Existem três estágios de arquivamento, também conhecido como a teoria das três idades documentais: arquivo corrente, intermediário e permanente.

O arquivo corrente, é constituído por documentos que possuem alta frequência de pesquisa. Geralmente são documentos que ainda estão tramitando pela empresa e possuem uso administrativo fiscal ou jurídico. Por estas características, estes documentos podem ser arquivados nesta fase próximos ao seu produtor.

O arquivo intermediário é constituído por documentos que ocasionalmente são consultados. Nesta etapa, eles geralmente cumprem sua temporalidade para a destinação final: arquivo permanente ou descarte.

O arquivo permanente, é constituído por documentos que não podem ser descartados ou eliminados por seu valor probatório ou histórico.

Impacto dos arquivos nas empresas

A informação não tem suporte fixo.  Os depósitos de informação podem ser impressos, ou digitais, por exemplo. Independente do suporte em que a informação se encontra, a principal função da gestão de arquivos e documentos é organizar com uma única finalidade: prover a recuperação para seu uso, de forma simples e fácil.

Os arquivos devem ser tratados como recurso estratégico e fonte de informação, não apenas como massas documentais acumuladas. É necessário entender que grande parte do conhecimento que sua organização necessita encontra-se no próprio interior, e o grande desafio geralmente é recuperar e ter acesso à esses dados.

Mas o investimento em gestão de arquivos é realmente necessário? Qual o ROI (Retorno sobre investimento) que a empresa pode obter?

Depois de explicarmos o que cada documento significa para a organização e a importância de arquivá-lo, é fácil entender como fazer uma boa gestão de arquivos para trazer benefícios para a empresa. Para isso, tente responder às seguintes questões:

  • Quanto tempo seus colaboradores necessitam para encontrar um documento ou uma informação?

Com uma boa gestão de arquivo, seus funcionários nunca mais perderão tempo procurando documentos importantes para as suas atividades cotidianas ou mesmo quando precisarem de um documento histórico.

  • Quanto sua organização já pagou de multa por não encontrar algum documento comprobatório?

É muito comum as empresas sofrerem sanções do Estado por conta da falta de um documento fiscal ou legal, por exemplo. Com uma boa gestão de arquivos, esses documentos estarão sempre catalogados e de fácil acesso nos momentos críticos.

  • Quanto sua organização já investiu com contratação de especialista já aposentado, pois somente ele detinha as informações e conhecimento sobre determinado assunto?

Pode não parecer comum, mas às vezes uma empresa depende tanto de um funcionário que detém muito conhecimento que é necessário mantê-lo mesmo quando já não é mais de interesse da organização ou recontratá-lo, mesmo já sendo aposentado. Se o conhecimento estiver registrado, também é possível recuperá-lo.

  • Quanto tempo de treinamento um novo colaborador precisa para se ambientar e compreender os processos e atividades da organização?

Já falamos aqui no Cultura Colaborativa sobre a importância da comunicação interna para a retenção de talentos, mas manter um local de fácil acesso para que os novos colaboradores possam obter o conhecimento que precisam para executar melhor suas atividades diárias também ajudará nas métricas de retenção de talentos da empresa.

Encerro esse artigo com uma frase de autoria desconhecida, mas que traduz bem a importância de uma boa gestão de arquivos: “Documento mal arquivado é perdido, embora guardado.” Fica a reflexão :)

 

fernanda


Fernanda Schweitzer
é graduada em Biblioteconomia, Mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento e Doutoranda em Ciência da Informação.

 

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