Sua equipe falha na gestão de tarefas? Aprenda a resolver esse problema

Organização, método, fluxo, escolhas e assertividade são palavras que devem sempre acompanhar a gestão de tarefas. Além disso, é imprescindível acompanhar o desenvolvimento das atividades para tomar decisões com maior precisão. Separamos cinco passos para melhorar a gestão de tarefas da sua empresa e tornar a equipe mais produtiva. São eles:

 

1. Coloque no papel

Nada melhor para organizar as ideias do que fazer um brainstorm e colocar todas as tarefas pendentes no papel. Se preferir um aplicativo ou
programa específico, fique à vontade. Cuidado para não entrar em detalhes para não ter a impressão de complexidade exagerada. Não seja superficial demais a ponto de esquecer alguma etapa crítica que pode exigir retrabalho por não ter sido prevista antes.

 

2. Aloque recursos e priorize tarefas

Agora, é o momento de pensar em quem deverá executar as tarefas e os prazos. As tarefas descritas na etapa anterior precisam ser alocadas para você ou para outros colaboradores. Cuidado para não sobrecarregar ninguém ou subutilizar o tempo dos colaboradores mais produtivos que outros. Como as tarefas são muitas, é preciso priorizar as mais importantes e urgentes. Cada tarefa e projeto exercerão um impacto diferente. Na maioria das vezes, poucas ações são responsáveis pela maior parte do impacto gerado, enquanto outras não mudam a realidade significativamente.

 

3. Preserve o capital intelectual

Documente tudo que for relevante para um projeto ou processo. Pode acontecer de um colaborador envolvido em um projeto importante peça o desligamento da empresa. E pior ainda: esse colaborador não ter os documentos, e-mails ou ideias organizados em um repositório. Pode-se até alocar a tarefa para outra pessoa, mas ela vai precisar de referências e de documentos relacionados ao projeto. Por que não criar um dossiê com as apresentações, guias, imagens, decisões, alteração no briefing etc?

 

4. Acompanhe e tome decisões

Mesmo que o planejamento das atividades tenha sido bem executado, os imprevistos estão sempre presentes. Mudanças na estrutura ou no prazo geralmente são as responsáveis por atrasos, retrabalho e estresse entre os colaboradores. Por isso, é recomendado que se mantenha um timesheet (tabela de alocação por horas) para calcular o custo real da sua execução e a rentabilidade de cada projeto para a empresa.

 

5. Reconheça e premie os bons exemplos

Meça o desempenho da equipe para entender o motivos de sucesso ou fracasso e também a fim de reconhecer o esforço dos colaboradores que possam virar exemplo. Observe as atitudes diárias, envolvimento e também faça um relatório de atividades com diferentes pesos para cada tarefa executada. Quando os indicadores de produtividade são expostos a todos, isso gera um senso de trabalho em equipe e estimula a busca da equipe inteira por melhores índices.
 

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