Como compor uma política de comunicação interna

Na edição nº 17 da Revista Cultura Colaborativa tratei sobre as “8 fases para se fazer um planejamento de Comunicação Interna profissional”.  Continuando a série de artigos que detalha melhor cada fase deste planejamento aqui no blog, neste post vamos falar de uma etapa essencial: como criar uma política de comunicação interna.

Veja os dois primeiros textos para se fazer um planejamento de Comunicação Interna profissional:

1. Como fazer um diagnóstico da Comunicação Interna na sua empresa.
2. Hierarquia da informação: como definir a da sua empresa

Durante toda a minha carreira como profissional de Comunicação Interna (CI), sempre fui questionado, tanto pelos meus gestores, como pela minha equipe, ou pelas empresas em que atuo como consultor, sobre um item muito importante da CI: o que deve conter minha Política de Comunicação Interna?

Antes de responder a essa questão, é preciso desmistificar o assunto, já que muita gente entra em desespero só de pensar em algo que engesse o processo de se comunicar com os colaboradores.

A ideia da política não é engessar, e sim de orientar e integrar as ações de comunicação da empresa, propondo as formas de atuação no dia a dia à serem seguidas tanto pela área que é responsável pela Comunicação Interna como pelos gestores e colaboradores, formalizando um processo que nem sempre as pessoas sabem que existe.

Agora, vamos para a resposta da pergunta inicial: uma Política de Comunicação Interna efetiva deve abordar alguns pontos importantes, que detalho a seguir:

Objetivos da Política de Comunicação Interna

O objetivo geral da Política de Comunicação Interna irá estabelecer critérios, regras, diretrizes e premissas para as ações da área – sempre priorizando o atendimento das necessidades dos colaboradores e o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.

Já nos objetivos específicos, entram a descrição dos papéis e responsabilidades no processo de CI da empresa. O atingimento dos objetivos específicos devem ser suficientes para alcançar o objetivo geral proposto.

Abrangência e Público

Assim como a maioria dos documentos normativos, é importante deixar claro a abrangência da política, ou seja, se ela é regional, nacional ou internacional. O mesmo cuidado deve ser tomado em relação ao público-alvo, definindo de forma objetiva para quem suas diretrizes e regras são direcionadas.

Papéis e Responsabilidades

Para que a Comunicação Interna cumpra com sua missão e alcance os objetivos estipulados, é imprescindível a definição de papéis e responsabilidades de cada uma das partes integradas ao processo: a própria área, os clientes internos, os líderes, a diretoria e, claro, a presidência.

Definições

Na hora de montar a política de comunicação interna é importante lembrar que nem todas as pessoas que trabalham na empresa são especialistas em comunicação com os colaboradores, por isso ser didático ao ponto de descrever o que significa endomarketing, comunicação interna, canais internos, entre outros chavões da profissão, é essencial para o entendimento e, por consequência, o cumprimento dos itens apresentados na política.

É nesse ponto que você também pode documentar o papel da Comunicação Interna na empresa, a postura do profissional dessa área, as principais diretrizes estratégicas do setor (Missão, Premissas, Alinhamento Estratégico etc.) e a estrutura do setor.

Programa de Comunicação Interna e Endomarketing

Uma área de CI bem estruturada, costuma conceber suas ações por meio de um programa organizado e executado de forma integrada, planejada e estratégica – resultando em um posicionamento interno. Por isso, é importante que estes pontos estejam citados na política.

Núcleos de Trabalho e Ações Prioritárias

Gosto muito de estruturar as equipes que atuam em CI em Núcleos de Trabalho, definindo as ações prioritárias para o ano. De forma geral, as ações podem ser segmentadas em cinco atividades.

• Editorial: Responsável pelos canais, cobertura jornalística e geração de conteúdo;
• Propaganda Interna: Trata da produção de campanhas voltadas aos colaboradores;
• Relações Públicas: Desenvolve todos os eventos internos e ações de relacionamento com os colaboradores;
• Comunicação Direta: Estrutura e estimula o processo de comunicação pessoal da liderança junto aos colaboradores;
• Comunicação Operacional: Padroniza e estabelece critérios do envio de informações exclusivamente operacionais às unidades da empresa.

Para que esses núcleos funcionem, o ideal é que sigam um calendário de atividades, que pode ser  anual, semestral e ou trimestral, com objetivos e metas bem estabelecidas.

Matriz de Comunicação

A matriz é uma etapa da política que visa garantir uma abordagem adequada e efetiva junto aos colaboradores. É através dela que serão definidos os critérios de enquadramento das ofertas de comunicação nos canais internos. Essa matriz basicamente define quais os tipos de informação mais recorrentes na empresa, como deve ser a abordagem com o público, quais os canais prioritários e secundários, qual a estrutura de mídia e a necessidade de comunicação direta.

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Colaboração Editorial

Este é um item muito importante, afinal a Comunicação Interna vive da participação e interferência de fontes na construção de matérias e reportagens para os canais internos, bem como níveis de validação e estabelecimento de prazos de retorno para os aprovadores. Por isso, é preciso definir os critérios para que as pessoas se tornem fontes internas ou externas,  definindo adequação de textos, utilização de depoimentos e aprovações finais.

Planejamento

A implantação das ações de CI precisam ser regidas por um processo de planejamento, que pode estar dentro da sua política, onde devem estar desenhadas as diretrizes estratégias e táticas para o período que a empresa definir o calendário dos núcleos de trabalho.

Orçamento

Todas as ações descritas no item de planejamento devem ter seus custos previstos em uma verba específica de Comunicação Interna. É importante de ressaltar que os valores não precisam estar abertos, mas apresentados em formato de porcentagem.

Indicadores

São apresentados os níveis de indicadores da área, que podem compreender indicadores de performance – voltados aos índices de produtividade da área; e os indicadores de resultados – voltados à validação dos resultados promovidos a partir das ações de Comunicação Interna.

Para saber mais sobre indicadores para a comunicação interna baixe o nosso material: 

Estruturando uma Política de Comunicação Interna que contemple esses itens, além de um documento normativo extremamente completo, você tem a possibilidade de elevar a área para um patamar estratégico, demonstrando todo o potencial de realização e alinhamento das ações.

O trabalho de estruturação de uma política, seja para qual for a área, não é uma missão fácil, já que depende de um profundo conhecimento dos diferentes processos internos em que a CI está inserida.

Agora que você já sabe por onde começar a sua política de CI, é mãos à obra!

No próximo post, vamos tratar da importância dos líderes no Processo de Comunicação Interna. Poucas empresas e profissionais da área entenderam que esse grupo de colaboradores são essenciais para um diálogo mais fluído entre os colaboradores.

Até lá!