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Por onde começar a comunicação nas PMEs?

Já falamos aqui no Cultura Colaborativa sobre a importância da Comunicação Interna para as pequenas e médias empresas. Essa área é deixada de lado nas PMEs porque geralmente não há ninguém especialista para realizar a função e ela acaba ficando como responsabilidade de todos.

Em algumas empresas, é a TI a responsável, mas apenas pela parte tecnológica, isto é, escolher a melhor ferramenta para melhorar o fluxo de comunicação. Em outras empresa é o RH, geralmente composto por uma única pessoa, o responsável por garantir que não haverá ruídos na comunicação da empresa. Uma tarefa difícil…

O ideal para PMEs é que a comunicação seja responsabilidade dos líderes. Inclusive, 66% da média liderança das empresas, ou seja, gerentes, coordenadores e supervisores, atribui a si o papel de principal canal de comunicação interna, segundo a 1ª Pesquisa Nacional com a Média Liderança, feita pela agência Ação Integrada.

Além disso, a pesquisa mostrou que 66% dos colaboradores acha que o canal principal de comunicação deve ser o gestor imediato, por isso os líderes são essenciais para que a PME comece a estruturar de maneira mais eficiente a sua comunicação interna. Sabendo disso, reunimos nesse post quatro dicas rápidas de por onde começar a comunicação nas PMEs.

Dica 1 – Conversas individuais com a liderança

Ações como “1 on 1” entre a alta e a média liderança são excelentes para perceber como estão as atitudes dos gerentes para consigo mesmos e para com seus liderados e como eles têm se comunicado com seus pares e seus funcionários.

Nas reunião de 1 on 1 são discutidos o andamento das OKRs coletivas e individuais e a performance do liderado. Também é o momento de dar feedback e sugestões de desenvolvimento, sem esquecer de dar espaço para que o liderado fale sobre suas frustrações, preocupações e ansiedades.

O CEO e a alta gestão também devem aproveitar este momento para incentivar seus líderes a se envolverem cada vez mais nos processos de comunicação da empresa, ressaltando sua importância para a organização neste momento de rápido crescimento.

Dica 2 – Canais centralizadores

Utilize canais centralizadores das informações com criação de espaços para divulgação de informações gerais relevantes, para debates específicos e para o armazenamento de arquivos importantes da empresa.

Além disso, prefira ferramentas colaborativas, pois além de elas serem melhor recebidas pelo funcionários, já que eles também se veem como protagonistas do processo, ajudam a economizar tempo e melhorar a produtividade dos colaboradores.

Leia mais: Redes Sociais na empresa: de distrações à ferramentas de trabalho

Ferramentas gratuitas costumam resolver o problema por pouco tempo, e à medida que a empresa cresce e novas demandas de comunicação surgem, elas se tornam ineficazes. Enquanto pequena, é o momento de apostar em uma ferramenta paga com mais recursos, pois geralmente elas cobram por número de usuários e o investimento é baixo para o ganho que o seu uso pode gerar no médio e longo prazo.

Dica 3 – Reuniões de alinhamento entre times

Faça reuniões periódicas entre times para integrar os colaboradores e afinar as estratégias entre as áreas. Neste momento é importante que os líderes se atentem para o modo como os times se comunicam e façam intervenções, caso necessário.

Além disso, as reuniões ajudarão na integração entre os times e na diminuição dos ruídos na comunicação. Dessa maneira, será possível alinhar os times quanto às estratégias da empresa e às expectativas da alta gestão com relação aos resultados que os times têm entregado.

Tão importante quanto o momento da integração na reunião, é ter um espaço para colocar o que foi discutido e ser acompanhado. Por isso, uma ferramenta de comunicação que permita a criação de grupos, por exemplo, é o canal ideal para que equipes estabeleçam uma comunicação alinhada e eficiente.

Dica 4 – Ações de endomarketing

Incentive ações de integração geral da empresa. Como o número de funcionários ainda é pequeno em PMEs, é possível organizar eventos em que todos podem participar. Criando a cultura da integração desde o início, os funcionários mais antigos poderão se tornar embaixadores da cultura organizacional e repassá-la para os novos colaboradores.

Outra dica é fomentar a criação de um grupo que fique responsável por cuidar de todas as ações de endomarketing da empresa. Esse time, que deve ser composto por pessoas de várias áreas, com incentivo total dos líderes, será responsável por mapear as dores e as falhas na comunicação, traçar metas e objetivos alinhados às OKRs da empresa, estruturar um plano de ação e medir a eficácia das atividades.

Ações como essa, ao colocar os colaboradores como atores principais do processo de comunicação, ajudam a evitar os ruídos na comunicação, já que eles se sentirão responsáveis por ter uma comunicação clara, eficiente e objetiva, e a fortalecer a cultura organizacional, já que ela começará a fazer parte da identidade da empresa.

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