Por que é preciso descentralizar a comunicação nas PMEs

Nos últimos anos houve um boom de pequenas e médias empresas no Brasil. Em 2014, elas foram responsáveis por 52% dos empregos com carteira assinada e chegaram a responder por mais de um quarto do Produto Interno Bruto (PIB) do Brasil, segundo o Sebrae. O rápido crescimento impôs vários desafios às PMEs: uma pesquisa divulgada pela editoria ‘Estadão PME’, em 2012, mostrou que duas das maiores dificuldades de liderança que os empresários de pequenas e médias empresas enfrentam são estimular suas equipes e manter seus talentos, problemas diretamente relacionados à comunicação interna.

Porém, organizações de pequeno e médio porte geralmente não possuem estrutura para ter uma área específica ou um profissional que cuide somente da comunicação interna, e, por isso, ela geralmente fica centralizada nas mãos do CEO, assim com diversas outras responsabilidades de gestão da empresa. Mas será que é estratégico centralizar a comunicação nas mãos apenas do CEO?

Centralização x Descentralização

Primeiro, é importante ressaltar que não é apenas a comunicação que sofre com os impactos da centralização, já que a centralização e a descentralização estão relacionadas também à tomada de decisão com um todo na empresa. Em um modelo de gestão centralizado, por exemplo, a tomada de decisão também é vertical, vindo do topo da hierarquia para a base.

Em empresas cuja a gestão é descentralizada, as decisões são tomadas geralmente na área em que há a demanda, garantindo mais agilidade e autonomia aos gerentes e colaboradores. Outra característica de uma gestão descentralizada é que geralmente as soluções são mais criativas e os colaboradores se engajam mais nas ações. O problema é que a descentralização da gestão, caso não seja bem gerenciada, impacta na falta de uniformidade nas decisões, dificulta o controle e aumenta a probabilidade de desperdício dos recursos, já escassos.

Ter uma gestão centralizada ou descentralizada é, geralmente, uma questão de escolha, e está diretamente relacionada a aspectos como a distribuição interna de poder, o quão formal a empresa é, qual cultura organizacional é valorizada na organização etc. Grandes empresas, que conseguem dominar esses e outros aspectos, tem em suas mãos o poder de escolher entre uma gestão centralizada ou descentralizada.

Já a comunicação centralizada é um modelo no qual todas as informações relevantes do negócio, inclusive aquelas que impactam nas tomadas de decisão, ficam nas mãos de uma única pessoa ou de um pequeno grupo. Esse modelo se caracteriza por ser mais vertical, com uma hierarquia mais rígida, prevendo uma comunicação de cima para baixo. Nesse caso, o resultado esperado é o alcance da informação, ou seja, fazer com que todos os colaboradores sejam impactados pelo que se deseja comunicar.

A comunicação descentralizada se caracteriza por ser mais horizontal, com mais atores participando do processo de comunicação social dentro da empresa. Ela não deve ser confundida com a comunicação informal. A comunicação descentralizada deve ser gerenciada pela gestão para mantê-la sem ruídos, e isto só é possível por meio de um planejamento estratégico e definição clara dos canais que serão utilizados.

Problemas da centralização da comunicação nas PMEs

Empresas que adotam o modelo centralizador acreditam que apenas a alta gestão, que é quem possui poder de decisão, deve concentrar as informações e servirem como filtros para que só cheguem aos funcionários aquilo que acham mais adequado. É geralmente adotado em empresas cuja gestão deseja ter controle da comunicação, padronização dos processos de comunicação e uso das informações de forma estratégica, mas que também já pensam a comunicação de forma estratégica e dispõem de empregados dedicados à sua gestão.

Acontece que, muitas vezes, apesar das PMEs não buscarem uma comunicação e modelo de gestão centralizados, essas empresas não sabem como mudá-los diante de tantas outras tarefas diárias. Nesse caso, ao invés de fazer com que a informação desça, ela simplesmente se perde em meio a tantos afazeres diários dos CEOs e diretores.

Nas PMEs, como a centralização não é uma escolha, mas uma consequência, e este problema implica na falta de transparência e diminuição do alcance de informações que poderiam ajudar na produtividade dos colaboradores, não por uma estratégia da empresa, mas por sua falta de organização.

Vantagens de descentralizar a comunicação nas PMEs

A tecnologia não apenas  transformou o modo como os seres humanos se relacionam, mas também trouxe uma nova forma de pensar: “mais veloz, em rede, abrangente, colaborativa e cuja codificação é definida pelo receptor”, conforme Carramenha, Cappellano e Mansi, e isso impactou principalmente as novas gerações, principais forças de trabalho das PMEs. Com uma cultura mais digital e um comportamento social diferente, esses novos trabalhadores exigem uma comunicação diferente.

“Para as empresa, além da necessidade de entender essa nova dinâmica de pensamento e de propagação de informações, há outra reflexão importante a ser feita: qual a linha que separa a vida pessoal e a profissional dos indivíduos na rede?”, comentam os autores.

Mas o que isso tem a ver com a centralização da informação? Tudo! Uma empresa cuja a comunicação é descentralizada geralmente opta por canais que incentivam a colaboração e a interação entre os colaboradores, vantagens que impactam diretamente no engajamento e na produtividade deles.

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A descentralização da comunicação nas PMEs também garante maior fluidez na comunicação interna e ajuda a construir uma cultura organizacional voltada também para a inovação, hoje muito caro às pequenas e médias empresas que precisam se diferenciar no mercado para conseguirem seu espaço.

As PMEs também contam com outra vantagem ao descentralizar sua comunicação interna: “a maior facilidade de se conquistar aliados, pessoas que acreditam no processo e ajudam a implementar as ações”. Com informação circulando mais rapidamente e de forma mais transparente, é possível utilizá-la como ativo para estimular cada vez mais suas equipes, deixá-los mais felizes e produtivos e fazê-los quererem continuar trabalhando na empresa.