Quais ferramentas de comunicação usar na sua empresa? Use um modelo simples de decisão

Com a demanda crescente por uma comunicação mais interativa com o público da empresa, aumenta a pressão sobre os executivos para que melhorem os processos de comunicação interna. Mas na correria do dia a dia, a tendência é focar as decisões sobre melhoria da comunicação corporativa em detalhes das ferramentas que usamos e queremos usar.

O que complica tudo isso é que cada tipo de ferramenta possui uma gama de fornecedores, cada um sendo muito convincente (ou tentando ser) sobre as vantagens do seu produto em relação aos demais, criando um cenário com uma infinidade de opções de solução para os problemas de comunicação.

Na prática, quem decide nas empresas acaba por entrar numa corrida pela ferramenta mais atual e com funcionalidades “cool”, sem perceber que esta é uma corrida sem fim já que as mudanças na oferta de ferramentas são mais rápidas do que a capacidade da empresa de decidir sobre elas.

Esta é uma “arapuca” comum de cairmos e o meio de sair dela é pensar estrategicamente na  implementação da ferramenta no contexto da sua empresa. Mas o que você quer mesmo com a sua comunicação interna?

Relacionamento & Compartilhamento

Uma boa maneira de responder essa pergunta e evoluir nestas decisões é usar um modelo desenvolvido pela famosa Sloan Management School do MIT (Massachussets Institute of Technology). É uma forma bem simples de entender as possibilidades de se utilizar as ferramentas de comunicação interativa. Parte do entendimento que as ferramentas podem atuar em duas frentes: relacionamento e compartilhamento.

Quanto ao relacionamento, o uso de ferramentas interativas traz novas formas dos colaboradores se relacionarem entre si. Além disso, torna mais evidente e explícito a rede de relacionamento criada por cada colaborador de forma a permitir uma atuação mais consciente de cada um para aprimorar a quantidade e qualidade de relacionamentos. Aqui no Cultura, já escrevemos também sobre como manter os colaboradores engajados por meio de uma rede social corporativa.

Já sobre o compartilhamento, as ferramentas disponibilizam diversos canais de publicação e interação que facilitam a disseminação e organização de informações que resultarão em uma melhor gestão do conhecimento organizacional. Vídeos, blogs, micro-blogs, mensagens instantâneas, repositórios de arquivos, todos facilitam a vida dos colaboradores e a forma como são disponibilizados influencia em como o colaborador irá utilizar a ferramenta no seu dia-a-dia.

Segundo o modelo do MIT, essas duas frentes da utilização de ferramentas interativas podem resultar em dois diferentes efeitos: influenciar o desempenho, que está diretamente associado ao resultado do trabalho e restringir o comportamento, que está ligado ao processo de trabalho.

Desempenho & Produtividade

Existe uma razão fundamental para uma ferramenta interativa de comunicação: ela influencia diretamente na melhoria no desempenho e produtividade. Só que é importante definir em qual nível essa melhoria deverá ocorrer, já que é possível atuar positivamente junto a uma equipe de trabalho sem que haja uma ação específica na produtividade individual. Um exemplo é a criação de um grupo de discussão para trazer mais transparência e dinamismo na comunicação.

Um ponto que deve ser considerado é: uma das chaves para o aumento do desempenho é a interação entre “diferentes” e não somente entre “iguais”. Assim, mais do que fomentar a interação, é importante alimentá-la de uma forma multidisciplinar entre as áreas da empresa, como na criação de grupos de projeto que tenham a participação de pessoas de vendas, marketing, operações, administrativo etc.

Sobre restringir o comportamento, o que se quer dizer é que a estrutura da ferramenta afeta diretamente como os funcionários se relacionam entre si. Os colaboradores seguem uns aos outros de forma unilateral ou não? Existe controle sobre a privacidade dos grupos?

Com o entendimento desses conceitos, a proposta é cruzar as duas frentes (relacionamento e compartilhamento) com os dois efeitos (desempenho e comportamento) gerando uma matriz 2 x 2 que ajuda a analisar as opções de ferramentas disponíveis.

	Relacionamento	Compartilhamento
Influência no desempenho	Faça uma análise sobre como as pessoas usarão a ferramenta para se relacionar de uma forma mais eficiente	Faça uma análise sobre como as pessoas irão disseminar e organizar os conteúdos de uma forma mais eficiente
Restrição no comportamento	Faça uma análise sobre como as funcionalidades da ferramenta afetam a interação entre os colaboradores	Faça uma análise sobre como as funcionalidades da ferramenta afetam as ações de disseminação e organização do conteúdo

Conclusão

Uma vez entendido esse modelo, os executivos poderão orientar o seu processo de decisão de uma forma mais objetiva e sem se prender simplesmente à existência ou não de determinadas funcionalidades.

A professora e gerente de comunicação da GE, Viviane Mansi, reforça que o importante é a empresa se preocupar com a criação de ambientes de diálogo, que permitem inovar, ouvir melhor o cliente, estar atento e evitar erros; aprender mais com as falhas para que tenha saltos futuros de qualidade. E com isso, criar pessoas mais preparadas a fazer negócios.

Procure experimentar a aplicação do modelo aqui sugerido caso você esteja pensando em evoluir as ferramentas de comunicação que atualmente usa.  Você terá boas sacadas que ajudarão a melhorar suas decisões e ações.

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Imagens: Eduardo Castro