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Qual é o problema do email?

Uma pesquisa, da consultoria McKinsey, aponta que os knowledge workers (trabalhadores do conhecimento) normalmente gastam 28% de seu dia de trabalho na leitura, escrita e arquivamento de emails. Ou seja, 13 horas por semana são desperdiçadas em atividades improdutivas.

Segundo estudo da Oracle, 53% dos usuários de plataformas de comunicação interna apostam na ferramenta para incentivar treinamentos internos.

Isto ocorre, pois o email deixou de ser uma ferramenta de comunicação. Sua caixa de entrada tornou-se uma lista de tarefas e suas pastas um sistema de gerenciamento de arquivos. Em alguns casos, é o único local onde os funcionários podem se manter informados das atividades diárias da empresa.

A esta prática, além da perda de tempo, está aliada o não gerenciamento do conhecimento da empresa. Isto é: uma quantidade enorme de conhecimento está retido na caixa de entrada de cada indivíduo e inacessível a outros colaboradores. E, quando um funcionário sai, as informações simplesmente “desaparecem” com ele.

Além disso, para se tomar uma decisão é necessário um fluxo “interminável” de emails. Como resume o vídeo:

Evitar que esta árvore indesejável crie raízes na sua empresa é uma das nossas missões aqui na SocialBase. Acreditamos que a comunicação corporativa deve seguir os padrões de comunicação existentes na vida pessoal. Ou seja, emails fazem parte dela, mas há maneiras mais rápidas e eficientes de se comunicar.

Uma plataforma de comunicação interna reduz em 35% o tempo gasto com busca de informações. Essa economia pode chegar a R$ 450 mil em um ano

Nós pensamos o SocialBase para ser uma ferramenta simples, fácil de usar, rápida e colaborativa. O email não vai morrer (pelo menos no futuro próximo), porém na maioria dos casos há abusos e o usamos de forma inadequada. Por isso listamos alguma situações onde usar o SocialBase é melhor que o email:

  • Você precisa falar com pessoas desconhecidas, isto é: você sabe quem elas são, mas não seus nomes. Para alcançá-las por meio do email há toda uma logística para descobrir o email e, ainda, torcer para que ela saiba quem é você. Pelo SocialBase você faz essa identificação por perfis, com foto, nome, cargo, telefone e até o email da pessoa. Logo, fica muito mais fácil encontrar quem você quer e também ser reconhecido pela pessoa.
  • Você quer estimular ideias ou obter feedbacks de um grupo de pessoas que irão construir em conjunto com você um raciocínio sobre uma ideia lançada. Isso pode ser feito direto no Mural de Notícias do SocialBase, onde o usuário pode compartilhar a ideia e na medida que as pessoas lêem o conteúdo, elas podem entrar na conversa sempre que tiverem dúvidas ou algo à agregar à discussão.
  • Você tem certeza que uma informação que irá compartilhar será importante a outras pessoas em algum momento, no entando por email ela ficará restrita a seus destinatários “escolhidos”. No SocialBase, ela fica disponível a todos os membros de um grupo, ou à empresa toda, além disso, ela fica agrupada por hashtags ou na central de arquivos. Muito mais fácil de ser encontrada no futuro, sem aquela preocupação de: “será que não deletei o email”.
  • Há mais de 5 pessoas no campo “Para”, não o envie. O SocialBase é visualmente mais atrativo e a informação fica melhor organizada em discussões que podem envolver muitas pessoas.
  • Você não quer que a informação seja perdida ou fique estagnada em uma caixa de entrada. No SocialBase, a informação é da empresa e não do indivíduo. Quando um colaborador sai da organização, seu perfil é desabilitado na rede. Porém, todo o conhecimento que foi gerado estará disponível para que outras pessoas possam pesquisar a qualquer momento.
  • Você procura uma maneira simples para as pessoas contribuirem em discussões de interesse comum da companhia. No SocialBase, além da função “Gostei”, indicando que o tópico esta no caminho certo, há a possibilidade de comentários diretos na postagem, criando assim um ambiente salutar de conteúdo à inovação e resolução de problemas.
  • Ao disparar um email, você tem 90% de certeza que ele irá gerar atualizações frequentes para o conteúdo, (Lembre-se mais de 5 pessoas, é furada). Ao invés de preparar-se psicologicamente à infinidade de Re: Re: Re: ….., você pode postar o tópico no SocialBase e marcar os envolvidos. A postagem se tornará orgânica, e o assunto estará organizado em um único contexto.

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  • Neste caso (tópico anterior), haverá a necessidade de incluir pessoas à conversa. Para isso, basta @mencionar seus colegas, e eles serão notificados. Além disso, se você precisa inserir pessoas em um tópico, já em andamento, não precisa “datilografar” uma longa cadeia de emails para deixá-los cientes do assunto. É só @mencionar os destinatários no campo comentário da conversa, e eles serão inseridos na discussão.
  • Dúvidas, reclamações ou sugestões. Não, não estamos falando de um SAC, mas se houver a necessidade de realizar uma pesquisa interna, a englobar toda a empresa ou um grupo específico, o SocialBase possui a funcionalidade “Enquete”.
  • Lembra dos Re: Re: Re:? Esqueça-os! Você pode se comunicar em tempo real de forma mais rápida com o sistema de chat do SocialBase. Mais seguro, fácil e sem todo o formalismo de um email.
  • Sabe aquele comunicado à empresa toda, que você está adiando, porque terá que enviá-lo de Retro-escavadeira. Bom, com o SocialBase, comunicados importantes são transmitidos e recebidos. A plataforma permite que o gestor da rede poste informativos (banners) e crie um ou mais grupos de comunicados corporativos que garantem a entrega e leitura da informação.

Enfim, as vantagens são várias e podem ser adequadas ao uso de cada empresa ou público alvo. Claro, este trabalho demanda esforço e um novo grau de consciência sobre o uso das ferramentas de comunicação. (Entenda como o SocialBase auxilia você nesta tarefa).

Além das vantagens humanas apontadas, o SocialBase irá gerar economia em sua operação. Por exemplo: como valores tangíveis, você pode mensurar o aumento de produtividade, no ganho de tempo em busca de informações que estarão em um único local e fáceis de serem encontradas.

Outro ponto, já citado é o gerenciamento de conhecimento e os benefícios aliados a ele: Retenção de talentos, capital intelectual à inovação, descoberta de potenciais talentos, entre outros. Qualquer dúvida que você tenha sobre o Retorno sobre o Investimento, o famoso ROI, estão organizadas neste material: Retorno Sobre Investimentos em Plataformas de Comunicação Interna.

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