Como fazer um diagnóstico da Comunicação Interna na sua empresa

Há que diga que prefere uma vida sem muito planejamento, mais livre, independente, sem amarras que, por muitas vezes, podem boicotar a plenitude de simplesmente executar. Na edição nº 17 da Revista Cultura Colaborativa, tratei sobre o planejamento de Comunicação Interna, uma tarefa até pouco tempo atrás executada como uma rotina de RH – focada em informar os colaboradores sobre os principais acontecimentos da empresa -, uma pura e simples transmissão de conteúdo.

Mas, o cenário atual é diferente. O colaborador é um dos principais stakeholders no trabalho de criar e manter sólidos relacionamentos institucionais de uma empresa. Partindo desse princípio, selecionei 8 fases, que julgo importantes, para fazer um planejamento de Comunicação Interna profissional.

Essas fases serão desenvolvidas e explicadas aqui no blog quinzenalmente , em uma série de posts sobre os passos que podem ajudar empresas à fazerem e executarem um planejamento de comunicação interna profissional. Nas próximas linhas, trato da Fase 1 – Diagnóstico:

Todo e qualquer planejamento deveria iniciar com uma análise do estado atual da empresa – em Comunicação Interna, não pode ser diferente, já que muitos dos desejos de um bom relacionamento encontram-se velados e é necessário explorá-los para desenhar uma estratégia condizente.

[Diagnóstico] Maturidade da Comunicação Interna

Descubra qual é a maturidade da Comunicação Interna da sua empresa e os próximos passos para melhorá-la.

Descobrir agora

Ouvir os colaboradores de todos os níveis, analisar os fluxos de informação e ajustar as mensagens, são itens importantes nessa fase. Por isso, estabelecer parcerias com áreas relacionadas, em especial o RH, e atrelar o diagnóstico da Comunicação Interna a um mapeamento de clima organizacional, fortalece a área como um instrumento de gestão.

Ouça os colaboradores

Faça pesquisas e enquetes para descobrir o quanto a percepção dos funcionários está alinhada com o que a organização deseja. Ao ouvir os empregados de todos os níveis, desde a área operacional até as lideranças, será possível ter uma visão geral do que eles consideram pontos fortes da organização, fraquezas e desafios. Partindo disso, a comunicação pode trabalhar nas lacunas, repassando as informações para tentar fazer que todos fiquem mais afinados.

Levante os Fluxos de Informação

Depois de pesquisar é hora de mapear. Em seu diagnóstico pense em como a comunicação circula na empresa, ou se você estiver implementando um planejamento, pense em como gostaria que a informação circulasse. Ao identificar os fluxos de informação será possível perceber onde estão as falhas e os ruídos no processo de trocar informações ou onde será necessário que a comunicação interna atue mais fortemente.

Ajuste as mensagens

Alinhar o tom da comunicação às pessoas e aos canais é fundamental, e esse ponto precisa ser pensado no inicio do planejamento. Como você pode executar seu planejamento se as mensagens não são compreendidas por ter uma linguagem de difícil acesso?

Um diagnóstico bem feito, requer pesquisas bem estruturadas, capazes de verificar a relação de oferta e demanda por comunicação, analisar a percepção dos colaboradores sobre a imagem da empresa, a motivação pelo trabalho, o engajamento e o compromisso com resultados.

Confira alguns questionamentos que podem lhe ajudar durante a fase de Diagnóstico:

A Comunicação Interna é eficiente e contribui para um clima positivo?
Você se sente bem informado sobre os principais assuntos da empresa?
A empresa oferece canais de comunicação que possibilitam o manifesto da sua opinião?
Você se vê como um multiplicador da comunicação da empresa? Se não, qual o motivo?
As informações propagadas pela Comunicação Interna da empresa possuem credibilidade?
Seu superior imediato transmite as orientações estratégicas e mantém a equipe alinhada às metas do negócio?
Cite os 3 principais canais pelo qual você recebe informações sobre a empresa.
Os conteúdos veiculados nos canais de comunicação fazem a diferença para o seu trabalho?
Como é a comunicação face a face com o seu líder? Ela acontece?
Você compartilha informações da empresa com seus colegas de trabalho?

Em resumo, o diagnóstico é capaz de indicar com uma precisão diretamente proporcional à qualidade do processo de levantamento dos dados e análise dos resultados, quais são as abordagens necessárias em Comunicação Interna para um determinado período.

Com o Diagnóstico em mão, uma segunda fase entra em cena: a Definição da Hierarquia da Informação, que você confere no meu próximo artigo sobre as 8 fases para um planejamento de Comunicação Interna profissional – vem comigo!