Infográfico: 52% dos brasileiros perdem mais de uma hora diária com emails desnecessários
O email é apontado por inúmeras pesquisas e especialistas como um vilão à produtividade. O patinho feio das ferramentas utilizadas em nosso dia a dia profissional. Pois bem, para corroborar ou contrariar às abordagens resolvemos realizar a nossa própria pequisa. O resultado, de acordo com alguns usuários, muda este olhar.
Em primeira análise, há a confirmação sobre a perda de tempo durante o dia. 52% dos entrevistados afirmam usar mais de 1 hora por dia com emails, muitos deles desnecessários. Lilian Ertel, gerente de Customer Success da SocialBase, conta que em média gasta de 3 a 4 horas com a ferramenta, sendo que deste tempo cerca de 1 hora é perdida com mensagens desnecessárias.
A profissional conta que apesar de estar atenta à caixa de entrada durante todo o dia, não costuma ler e responder aos emails assim que os recebe. De acordo com a pesquisa, 35% dos brasileiros têm por rotina esta mesma prática.
Por outro lado, 58% salientam acessar à caixa de entrada sempre que recebem um email. Rada Martini, Ceo da SocialBase, assume fazer parte da estatística e embora tenha ciência que a prática é prejudicial, confessa: “Checo o email freneticamente, até mesmo quando não recebo notificações”.
Evandro Mazuco, coaching e especialista em Gestão do tempo, destaca este ser um problema comum e que o ideal para evitá-lo é criar rotinas de trabalho e principalmente não se deixar controlar. Ele defende que os problemas não são as ferramentas, mas a forma como nos comportamos perante elas. “Então, se você não controlar o seu tempo, mas permitir que as outras pessoas façam isso, você irá passar o dia todo resolvendo demandas que não são suas”, comenta.
Isso ocorre, segundo ele, porque as pessoas adequam-se à forma como o fluxo de interação é gerido. Isto é: se ao enviar um email, a resposta é recebida imediatamente, tem-se a ideia de que isso sempre irá acontecer. No entanto, conta Mazuco, é possível criar uma rotina e educar seu círculo profissional a ela.
“Eu acesso minhas mensagens a cada uma ou duas horas, às vezes no início da manhã ou no final da tarde, o importante é que sempre respondo a todo mundo”, complementa. Mazuco destaca que esta rotina nunca trouxe nenhum problema e faz com que as pessoas entendam a sua metologia de trabalho. Além disso, “se formos honestos, menos de 1% das mensagens que recebemos são urgentes. E quando realmente são, as pessoas irão ligar”, enfatiza.
Decisões
Segundo a pesquisa, 76% das empresas tomam decisões estratégicas via email. E, em média participam da conversa até 5 pessoas (76%). E, ao contrário do que se acredita, não são trocados dezenas de mensagens. 59% apontam que são tomadas decisões com o envio de até 5 emails e 37% em até dez. Apenas 4% relatam a necessidade de até 20 emails para se chegar a uma resolução.
Também indo na contramão do que se pondera a respeito do email, 64% destacam que a ferramenta agiliza o seu trabalho. Por outro lado, 25% dizem que atrapalha. Para Lilian, devido a natureza de seu trabalho o email é indispensável. “Como preciso estar sempre em contato com nossos clientes, a ferramenta é essencial à comunicação e também como documento de registro”, destaca ela.
Eduardo Castro, design da SocialBase, tem outra visão, para ele, hoje o email é uma ferramenta obsoleta e de pouca utilidade. Ele comenta que deixou de usá-la, pois durante muito tempo ela fazia com que perdesse muito tempo de seu dia com mensagens desnecessárias.
Para Castro, é muito mais rápido e produtivo resolver as questões do seu dia via ferramentas de comunicação instântaneas. Neste campo, a pesquisa mostra um equilíbrio.
Números
Questionados por quais ferramentas de comunicação escolheriam se houvesse a possibilidade, 24% dos entrevistado optaram pelo uso do email e de intranetes tradicionais; 27% preferiram Redes Sociais Corporativas (RSC); 22% sistemas de chat web (desktop) e 27% por sistemas de chat mobile. É interessante salientar que na avaliação havia a opção por Redes Sociais Abertas (Facebook e afins), as quais não receberam nenhuma indicação.
Todavia, a pesquisa mostra que há um hiato entre a vontade dos profissionais e a realidade das empresas. 72% destacam usar, mesmo sem a autorização, para fins profissionais Whatsapp, Viber ou Similares, na lista ainda estão: Redes Sociais Abertas (27%); Skype e similares (68%). Apenas 16% dos entrevistados diz utilizar somente ferramentas oficiais para se comunicar profissionalmente.
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Arte: Eduardo Castro
