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Como acabar com os ruídos na comunicação interna

Uma preocupação constante entre os comunicadores internos é saber como lidar com toda informação que circula diariamente por suas organizações. O fato de tanta comunicação acontecendo sem filtros é que ela gera um problema conhecido por todos nós, comunicadores: os ruídos. Recentemente falamos sobre se a comunicação deveria ser livre, moderada ou controlada nas empresas, mas se o comunicador não pode agir como um gatekeeper, então como acabar com os ruídos na comunicação interna da sua empresa?

Causas do ruído

Antes de tudo, é preciso entender que os ruídos na comunicação são distúrbios indesejáveis percebidos no processo de comunicação, que podem provocar erros na mensagem e o mau entendimento da informação transmitida. Eles são, geralmente, os primeiros obstáculos que os comunicadores encontram em suas empresas e que os levam a considerar mudar suas estratégias para melhorá-la.

Pryscila Caldas cita outro autor em um artigo publicado no portal Administradores.com para mostrar os quatro fatores capazes de causar o temidos ruídos na comunicação:

Ambiente adverso

Trata-se do local em que há muito barulho, alto número de pessoas circulando, o que poderá distrair a atenção do receptor. Este, por sua vez, compreenderá apenas parte da mensagem passada pelo comunicador.

Neste ponto é possível complementar a ideia da Pryscilla de “ambiente adverso”  indo além do pensamento do ambiente físico, considerando o canal por onde as mensagens circulam.  Isso porque as empresas estão cada vez mais aderindo aos ambientes de trabalho digitais, e, por isso, o ruído também pode existir dependendo da quantidade de canais (ambientes de troca de informações), e da falta de coerência e coesão entre eles.

Momento da mensagem

Caso o receptor não esteja concentrado e prestando atenção no comunicador na hora em que a informação é repassada, a mensagem poderá ser mal compreendida.

Linguagem inadequada

A utilização de termos técnicos ou palavras em idiomas diferentes daqueles dominados pelos receptores pode impedir que a comunicação seja totalmente entendida.

Mensagem não segmentada

A exposição descuidada do emissor ao falar de tema que não interessa o receptor, pode desviar a atenção deste último e fazê-lo perder a vontade de ficar por dentro dos fatos importantes da empresa.

Estratégias para acabar com os ruídos na comunicação interna

Acabar com os ruídos na comunicação deve ser a prioridade das organizações que não querem ter prejuízos apenas por causa de uma falha na transmissão das informações.

Segmente a mensagem

É importante que o comunicador resista à vontade impor a informação às pessoas. O comunicador precisa querer ser ouvido, e mais do que isso, precisa ser entendido como aquele que, ao falar, enviar um e-mail ou fazer uma publicação na intranet ou na rede social corporativa, merece a atenção dos demais.

A melhor maneira de virar o jogo a seu favor é ir se aproximando aos poucos dos colaboradores com informações úteis. Por isso, segmentar a comunicação pensando na adequação de canais e conteúdos para cada tipo de público é essencial para manter a relevância da comunicação interna, e entregar somente aquilo que é realmente importante para cada grupo.

Comunique na hora certa

Mesmo com um público segmentado, nem sempre os grupos estão disponíveis ou abertos a receberem informações. Porém, com um público segmentado, é possível monitorar cada grupo para saber o que de importante está acontecendo em cada um.

Aproveite quando todos os colaboradores estiverem dispostos a dar atenção para uma determinada informação ou o momento de pico da sua audiência no canal desejado e leve-a até eles.

Fale na língua dos colaboradores

Empresas com atividades-fim que são muito específicas podem deixar os demais colaboradores das atividades-meio confusos com comunicações muito técnicas. Imagine que você trabalha na área de Recursos Humano de uma Mineradora e todos os comunicados distribuídos aos funcionários sejam explicados usando termos técnico, como você se sentiria?

O comunicador interno, então, tem o desafio de saber falar com cada público da empresa onde trabalha. Há boas maneiras de conhecer melhor seus públicos: você pode fazer uma pesquisa com sua audiência, pode acompanhar o modo como eles interagem em sua plataforma de comunicação interna ou mesmo sair de vez em quando da sua sala para tomar um café com eles.

Crie uma rotina para a comunicação interna

Pessoas vivem de hábitos e padrões. Isso foi algo construído ao longo da evolução humana para nos ajudar a economizar tempo e energia. Por isso, as pessoas esperam isso também das organizações nas quais trabalham.

Por isso, crie hábitos e padrões para as ações da comunicação interna. Ter um calendário do que e quando será comunicado é excelente, pois assim os colaboradores já estarão esperando você falar. Mas não confunda criar padrão com acabar com a criatividade, elas devem caminhar juntas sempre.

Escolha o canal e o formato adequado

Acabe com a dependência das palavras escritas para se comunicar. O mundo está cada vez mais visual, a taxas de visualização de vídeos na internet crescem a cada dia e redes sociais que apostam no ditado “uma imagem vale mais do que mil palavras” estão ganhando cada vez mais adeptos pelo mundo. Aposte mais em vídeos, infográficos, podcasts, animações ou outros formatos mais interativos para garantir a atenção da sua audiência.

Já está claro que os canais utilizados precisam estar alinhados às necessidades dos funcionários, mas eles também precisam atender às demandas da organização. Por isso, o ideal é escolher canais que ajudem a concentrar as informações importantes da empresa, sejam um repositório do conhecimento gerado na organização e colaborem com a integração entre os funcionários. Assim, os empregados não ficarão apenas bem informados, como também mais produtivos, pois já não perderão tempo procurando em outros locais as informações que precisam.

Dê voz aos colaboradores

As redes sociais na internet possibilitaram novamente ao ser humano expressar seus sentimentos e opiniões de forma mais simples e direta. Porém, muitas organizações ainda não se deram conta de que estão silenciando seus colaboradores ao não oferecer um canal adequado. É aí que surgem os rádios-corredor, ótimos para gerar os ruídos na comunicação.

Dê voz aos seus colaboradores, abra cada vez mais espaços para feedbacks e interações entre os colaboradores, pois isso só ajuda a empresa. Em plataformas de comunicação, isso pode ser feito a partir de comentários e curtidas, por exemplo. Incentive que eles interajam e troquem informações entre si para agilizar os processos tornando-se ainda mais produtivos.

 

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