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Como fazer gestão de arquivos online

Documentos perdidos, planilhas desatualizadas, gasto de papel e pastas e mais pastas de arquivamento. Essa é uma rotina que muitas empresas enfrentam, e que traz problemas – além de custos (!) – para o trabalho. Em outro artigo mostramos que as grandes companhias perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$ 120. Uma boa alternativa é fazer a gestão de arquivos online, em um ambiente onde seja possível armazenar e controlar todos os documentos importantes para a empresa.

Não apenas pelos custos excessivos, mas também pela importância em reter o conhecimento e manter as informações seguras e acessíveis é que definimos algumas etapas para dar início a sua gestão de arquivos online.

Crie uma política de arquivamento

É comum que as empresas tenham dificuldade com o armazenamento e compartilhamento de arquivos, seja por medo de perder as informações ou do vazamento delas, sendo elas sigilosas ou não. Por isso, é importante criar uma política para gestão de arquivos internos.

Para conseguir iniciar um processo inteligente de gestão de arquivos online, você pode começar pela definição do meio de armazenamento, escolhendo onde os documentos deverão ser mantidos, e estabelecendo formas de mantê-los seguros, através da realização de backups preventivos, por exemplo.

Depois, defina responsáveis por processos de arquivamento e monitoramento, ou utilize ferramentas que suprem essa necessidade. Uma boa alternativa para começar também é estipular uma meta de disponibilidade desses arquivos, para que então seja possível planejar como a estratégica da gestão de arquivos online será levada ao conhecimento de toda sua empresa.

É necessário ainda conscientizar as pessoas e disponibilizar esse conteúdo. Assim, todos os colaboradores terão informações suficientes para realizar seu trabalho alinhado aos processos e com mais facilidade.

Estabeleça processos para a gestão de arquivos online

Após ter criado uma política de gestão de arquivos online, o próximo passo é definir processos para que essa política seja seguida de forma correta. É preciso pensar e definir quais serão os principais fluxos para o armazenamento de cada arquivo de sua empresa, desde o caminho que um documento deve seguir, até em como ele pode ser encontrado e modificado posteriormente.

Não existe necessariamente um padrão para esses fluxos, o processo de controle de documentos pode ser diferente para cada empresa dependendo de seu porte e estrutura, mas com certeza ele é crucial para uma boa gestão de arquivos online.

Você pode começar um fluxo pela parte mais simples, da arquivação, e depois desdobrá-lo para a parte de modificação, e backup. Exemplificando: após a criação de um documento referente a área de Vendas, como uma proposta comercial, o arquivo deve ser salvo na pasta “Vendas” dentro da sub-pasta “Cliente X”. Para acessar esse arquivo, esse será o caminho, e para modificá-lo, o usuário deverá fazer o download do mesmo e a cada nova versão deve realizar um novo upload e salvá-lo contendo o nome e o número de atualizações, por exemplo “proposta_comercial_v1”.

Centralize os documentos

Para dar início à gestão de arquivos é ideal que você possua um único local de armazenamento e que o mesmo seja de fácil acesso. Ao centralizar os arquivos em um só lugar ou plataforma ficará mais fácil de você fazer a separação dos arquivos por assuntos de interesse, com nomes fáceis de serem lembrados. Além disso, sempre que possível inclua datas e nomes em seus documentos e os classifique por ordem de importância, lembrando de verificar as pastas e arquivos sempre que salvar algo novo, além de, realizar backups regularmente, que podem ser feitos em dispositivos externos ou através de armazenamento em nuvem.

Vantagens do ambiente online

A gestão de arquivos digital possibilita o armazenamento e o controle de documentos de formal mais ágil e eficaz. Para começá-la você precisará de uma ferramenta que lhe dê o suporte de migrar todos os seus arquivos para a nuvem. O armazenamento em nuvem é uma vantagem porque você nunca mais precisará gastar tempo com backups de seus documentos.

Além da praticidade da nuvem, um dos principais ativos que a gestão de arquivos digital pode trazer para qualquer empresa está ligada diretamente a gestão do conhecimento de seus colaboradores de forma simples e efetiva, onde tudo o que foi produzido por qualquer equipe será armazenado, e pode ser encontrado facilmente por qualquer pessoa que necessite dessa informação através da utilização de ferramentas de buscas disponíveis dentro de cada plataforma.

Outro ponto refere-se à otimização do uso de espaço físico da empresa, além da disponibilidade dos documentos para mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e a redução de custos com cópias e documentos impressos que isso causa.

Além desse acesso rápido e fácil, a gestão de arquivos online oferece mais controle das informações, mesmo compartilhadas, pois todos os arquivos podem ser separados por grupos, pastas e sub-pastas e cada um desses podem ter seu acesso designado apenas para as pessoas que devem possuir essa informação, sem riscos de acessos indevidos ou de extravio de informações.

Já falamos no blog sobre as soluções existentes e a melhor forma de escolher a mais adequada a sua empresa, pois atualmente existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para esse processo. A maioria dessas ferramentas são integradas a uma plataforma maior que cuida da comunicação interna da empresa. Escrevemos o eBook “6 Ferramentas de Comunicação Interna e como aplicá-las em sua empresa” para ajudar na sua escolha.

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