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Gestão de arquivos: por que fazer isso?

Você já parou para calcular quantos arquivos e documentos sua empresa possui? Se você fosse desafiado a encontrar todos esses arquivos, quanto tempo levaria? A gestão de arquivos, método de gerenciamento de conteúdos e informações relevantes e essenciais de uma empresa, surgiu para colocar ordem na bagunça causada pela explosão documental na administração pública, principalmente após a II Guerra Mundial.

O contexto impôs a necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas, e ao longo dos anos seguintes, com o avanço da ciência e da tecnologia, a prática de guardar, classificar e organizar arquivos ficou mais simples e passou a ser regra em empresas que buscam eficiência em seus processos.

Importância atual da gestão de arquivos internos

De acordo com um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa. Já as grandes companhias perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$ 120. Por isso, tornar prática e objetiva a utilização e a acessibilidade de informações armazenadas nas empresas se torna cada vez mais importante.

No momento em que uma empresa entende a importância desse processo fica mais fácil perceber a necessidade de possuir um sistema eficiente de armazenamento e busca de arquivos. Algumas vezes, isso pode passar como um detalhe, mas na realidade é marca de empresas que prezam por uma gestão cada vez mais eficiente. Essas empresas, geralmente, já possuem, inclusive, uma política de compartilhamento de documentos internos

Vale lembrar também que todo arquivo gerado e armazenado é, além de um documento, um modo de gerar conhecimento na organização, que deve ser visto como parte fundamental para desenvolvimento das pessoas e equipes envolvidas. Fazer a gestão inteligente dessas informações, além da diminuir custos com armazenamento e tempo perdido com buscas, agiliza o processo de tomada de decisões.

Como fazer gestão de arquivos internos

Uma das formas mais utilizadas atualmente é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Esse tipo de gestão eletrônica ocorre por meio de processos, metodologias e tecnologias que ajudam as empresas a realizar uma gestão e organização mais eficiente e produtiva dos documentos e arquivos, ou seja, todas as informações relacionadas à empresa.

A otimização do processo de gestão de arquivos demonstra várias vantagens ao ambiente empresarial:

  • Todos os arquivos armazenados em um único local de acesso;
  • Otimização do uso do espaço físico;
  • Busca rápida e simples para recuperação de arquivos;
  • Redução de tempo para encontrar arquivos perdidos;
  • Disponibilidade dos documentos para mais de um usuário ao mesmo tempo;
  • Redução de custos com cópias e documentos impressos;
  • Facilidade em tarefas que envolvem colaboração;
  • Melhoria no processo de tomada de decisão.

A falta de um controle eficaz de arquivos, seja pela ausência de processos, tecnologias ou inadequação da gestão, trazem diversos riscos para as empresas, tais como:

  • Aumento crescente no volume de documentos;
  • Comprometimento do espaço físico disponível para arquivamento;
  • Múltiplos canais e controles da mesma informação;
  • Perda de tempo ou não localização de documentos;
  • Documentos de caráter arquivístico misturado a documentos sem relação direta com a organização.

É importante que as empresas não subestimem o desafio de gerenciar seus arquivos, pois neles há informações valiosas que também fazem parte da história da organização.

Construímos uma planilha para auxiliar a sua empresa a organizar os arquivos internos de forma mais eficiente.

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