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Viviane: “A grande contribuição da comunicação nas organizações não é só fazer coisas. É mudar a forma como elas são feitas”

Evoluir. Diariamente conjugamos sem pensar este verbo. Ao passo que adquirimos conhecimento de um artigo na web, ou de uma conversa com um colega estamos evoluindo.

Esta ‘operação’ coloca o verbo muito acima do conceito que o representa, pois o relaciona às mudanças de comportamento e do grau de consciência social. Para a mestre em Comunicação, Viviane Regina Mansi*, mudar o grau de consciência um desafio contemporâneo no meio corporativo.

Segundo ela, a comunicação empresarial vive um momento de administrar complexidades e incertezas. Em outras palavras, as organizações, representadas na figura do comunicador,  precisam rever conceitos e competências para fazer uma comunicação atrativa e de qualidade, a fim de dar respaldo aos anseios das pessoas na sua relação com o trabalho. Viviane aponta ser um papel da comunicação buscar esta mudança. “A grande contribuição da comunicação nas organizações não é só fazer coisas, é mudar a forma como elas são feitas. É fazer de um jeito melhor, é ser um bom mediador para entender quais são as prioridades das empresas e onde é que isso se liga com a necessidade e com o interesse das pessoas que ali trabalham, salienta ela.

Confira na entrevista as percepções da especialista sobre comunicação com empregados e o papel do comunicador nas empresas.

1 – De acordo com pesquisa, a maioria dos gestores ainda possuem dúvidas em diferenciar Comunicação Interna e Endomarketing. Como diferenciá-las claramente?

Essa confusão se dá pela seguinte questão, se consultarmos profissionais vindos do marketing, que estão mergulhados nele e acostumados a ver grandes campanhas de sucesso, eles tendem a dizer que o endomarketing é uma grande área e a comunicação interna está abaixo. Se falarmos com profissionais de relações públicas, eles irão afirmar o oposto. A questão, nestas duas formas de se referir ao assunto é: o tipo de comunicação que faz sentido aos empregados. O importante não são as terminologias, mas qual o objetivo final do que oferecemos às pessoas. Em outras palavras, a comunicação não deve estar apenas voltada a comunicar, mas em permitir que as pessoas dialoguem sobre o que é significativo, que as pessoas falem sobre outras questões que não sejam apenas informativas, mas ajudem a criar um outro grau de consciência.

2 –  Em seu novo livro você defende que a comunicação não é apenas interna, mas sim uma comunicação com empregados, Por quê?

A comunicação deixou o muro das empresas há muito tempo, por isso defendo que o termo comunicação com os empregados atende à demanda de aplicarmos atividades informativas e dialógicas, preocupadas com os interesses não só da organização, mas também dos funcionários e abordando questões que eventualmente são mais complexas, porque se elas são importantes aos colaboradores, elas precisam ser abordadas. Esta é a maior contribuição que a comunicação dá dentro das empresas.

3 – A maioria das empresas ainda confiam a distribuição de suas informações em elementos analógicos de comunicação (murais; informativos e TVs corporativas) e em ferramentas digitais de pouca interação (newsletters; emails e intranets tradicionais). Você acredita que estes canais são os ideais para uma comunicação eficiente?

Acredito que todas as formas de diálogo são válidas. Então, faz sentido ter todas estas ferramentas? Faz! Porém, a preocupação deve estar voltada ao conteúdo publicado, ou seja, a qualidade do que falamos e se há por parte da empresa uma vontade genuína de discutir assuntos relevantes e de criar um movimento de colaboração com o empregado, onde ele possa expressar-se claramente sem medo de retaliação. Estes são elementos mais importantes à plataforma e é indiferente em que canal ocorrem.

4 – Neste contexto, ferramentas tecnológicas que possuem maior apelo ao colaborativismo podem ser a solução?

A tecnologia é muito atraente e, felizmente, está cada vez mais possível às empresas, porém precisamos repensar a discussão da forma e pensar no conteúdo. Por um lado possuímos canais incríveis, porém ao invés de criar diálogo, reforçam a mão dura da empresa e isso não faz sentido.

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5 – Qual seria a aplicação ideal destas ferramentas?

Como exemplo temos o caso da IBM, onde as pessoas podem abrir e criar um blog a hora que bem entenderem. É um exemplo de comunicação muito madura. Há a tecnologia e ela é usada a favor deles, mas dentro de uma cultura colaborativa, que quer ouvir as pessoas, que quer ver as pessoas responsáveis pelo que fazem.

Há também o exemplo da GE, onde as pessoas podem dispor de um espaço colaborativo e a organização se molda de acordo com o interesse delas. Logo, temos veículos dirigidos, mas abertos à oportunidades para que todos participem de temas que consideram importantes. Este movimento é essencial, pois se as pessoas veem relevância nisso, elas dão mais valor. Então, saímos de um ambiente de muito comando e controle para um onde todos têm poder de palavra. Em outras palavras, este ambiente de diálogo é o que me permite inovar, ouvir melhor o cliente, estar atento e evitar erros; aprender mais com as falhas para que tenha saltos futuros de qualidade. Isto é, eu crio pessoas mais preparadas a fazer negócios.    

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6 – Entre os principais problemas apontados por gestores de comunicação estão a não visão da diretoria da comunicação interna como estratégica; a falta de planejamento; clareza e de agilidade da comunicação; o ruído dela e as barreiras culturais encontradas. Na sua opinião qual destes pontos é mais danoso à empresa? Há como resolver estes problemas?

Ao falarmos que a empresa não dá atenção à comunicação estamos nos eximindo de responsabilidades e jogando o problema ao outro. Na minha opinião, se estamos em uma empresa onde não há atenção à comunicação, precisamos rever nossa forma de trabalhá-la, para entender onde podemos melhorar. Ao fazer isso iremos nos deparar com uma diversidade de situações. Vamos encontrar casos em que a empresa não faz o planejamento, e as demandas chegam à comunicação muito em cima da hora.

Nesse caso, embora não seja o ideal, a comunicação precisa se estruturar para dar conta de urgentários. Também vamos encontrar casos onde as pessoas não entendem o valor da comunicação. Logo, é preciso atuar para reverter esse quadro, talvez, sejam necessários alguns passos para trás e explicar às pessoas o que é comunicação. Além disso, é preciso lembrar que cada empresa possui suas peculiaridades e tem necessidades específicas de comunicação. É trabalho do comunicador tentar entender onde é preciso contribuir mais.

7 – Segundo gestores de comunicação, a maioria das empresas não possuem políticas flexíveis de trabalho (horário e home office, por exemplo). Como essa tradicionalidade pode impactar à organização, levando em consideração a nova força de trabalho (millennial)?

Muitos profissionais encontram dificuldades em atrair talentos por conta de um sistema mais duro de trabalho, isto é fato. Em contra partida, temos muitos jovens se formando com novas perspectivas. Há dez anos não havia a ideia de empreender, as raras iniciativas aconteciam ao acaso ou por alguma frustração pessoal ao entrar no mercado de trabalho, e o empreendedorismo se tornava uma segunda opção. Hoje, o empreender é uma opção real, um desejo de 15% à 20% dos estudantes. Logo, há uma situação mais complexa. Por um lado, há o estudante com outros interesses – ele não quer ser empregado, ele quer empregar.

De outro, temos arranjos de trabalho que precisam se modernizar. Porém, em casos, onde a empresa possui um sistema fechado e está confortável com isso, isto é: este é o modelo ideal visualizado e não se quer discutir a questão, a área de recursos humanos não pode captar millennials, pois ele não será feliz na empresa. O millennial é para empresas que têm uma conduta de trabalho, uma relação entre as pessoas de maneira diferente. Entretanto, embora haja um grande número de millennials entrando no mercado, há na outra ponta um profissional que já possui um bom grau de conhecimento e tem dificuldades para se recolocar no mercado.

É preciso visualizar este profissional, que pode ser o mediador e fará o encontro das águas. Ou seja, para ele não é uma ofensa trabalhar dentro de um horário restrito e, além disso, ele está disposto. Logo, é preciso verificar um outro caminho. Na minha opinião, os millennials não são resposta a tudo, obviamente há mais gente com gás e energia entrando no mercado todos os anos, mas também há um grupo de profissionais mais experientes que também está a fim de contribuir. Talvez a gente precise fazer uma redistribuição das coisas.

8 – Questionados sobre as principais dificuldades e dúvidas sobre comunicação interna os gestores pontuaram:

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8.1 Como envolver, engajar e administrar processos menos formais de comunicação, porém construtores de cultura e coadjuvantes na melhoria do clima organizacional?

Entender que cultura e comunicação são indissociáveis é o primeiro passo. Logo, o profissional que tem isso muito claro, vai perceber a cultura na empresa, e vai surfar de acordo com ela. Em outras palavras, o comunicador precisa compreender o que acontece na ponta com o empregado e precisa ter uma boa conexão com a gestão da empresa. Porque, sendo parceiro da gestão e entendendo/traduzindo o que os colaboradores querem, consigo formular respostas coerentes a essa questão. E para alcançar isso é preciso gastar sola de sapato, fechar a agenda e circular entre as pessoas e fortalecer a confiança que a comunicação tem na área de gestão. Pois quando falamos em cultura, as vezes, falamos em movimentos miúdos e não em atacado.

O que também é importante, mas há ações que não podem ser aplicadas a todos, tem de estar em grupos menores, pilotar algumas sutilezas para verificar se darão certo e aí o próprio movimento poliniza.

8.2 A comunicação interna é responsável pela comunicação com fornecedores e familiares?

Acredito que com fornecedores não, ao meu ver é difícil isto acontecer. Mas com familiares é uma questão estratégica da empresa. Por exemplo, se uma empresa está localizada em uma pequena cidade e a vida desta população gira em torno dela, neste caso faz algum sentido envolver família. Porque há o fortalecimento do sentimento de pertencer, são questões de vínculo. Agora, se a empresa está localizada em um grande centro urbano, talvez não faça sentido esta política. Entretanto, envolver ou não a família na comunicação é uma decisão estratégica, o ideal é avaliar em que situações é válido ou não envolver familiares.

8.3 A comunicação interna realmente se restringe em comunicados?

Não, a comunicação interna não é só produzir comunicados. Ela deve promover o diálogo para mudar o grau de consciência, isto é: trabalhar para que as pessoas entendam o seu papel no todo, sejam responsáveis por aquilo que fazem e sejam autônomas. Pois ao passo que o colaborador compreende a realidade em que está inserido ele contribui com ideias analíticas, ao invés de fazer a mesma coisa sempre da mesma forma, pelo fato de estar acostumada a fazer. Logo, quem tem um outro grau de consciência com as coisas, reage melhor às situações pelas quais passa.

9 – Para os gestores, a má comunicação é responsável por inúmeras crises, que surgem pela falta de controle com as “rádios corredor”  e a dificuldade cultural das organizações concederem ao seu público interno a palavra em questões delicadas e de decisão. Há como mudar esse quadro? Como lidar com as rádios corredor e contornar crises pela desinformação?

A rádio peão ou a rádio corredor só ganha força nas empresas se a comunicação corporativa for pouco atraente. Logo, é preciso entender por que a rádio corredor é legal. Geralmente, ela tem volume alto porque traz informações quando eu preciso delas; fala o que eu quero ouvir e de certa forma amplia minha zona de conforto sobre algo que estou ansioso em saber e a empresa não me fala. Muitas vezes, a culpa destas falhas não estão apenas na comunicação (setor), pois a gestão emperra informações e tudo é muito confidencial. Mas é nestes casos que o comunicador deve agir em seu melhor papel e articular as coisas dentro de casa, mostrando à gestão que é sempre melhor ter uma conversa transparente com os empregados, pois, uma vez que você os trata com respeito, eles irão responder com respeito. Agora, se cria-se uma relação infantil, onde não posso falar nada, pois acredito não ser entendido, a resposta virá no mesmo tom.

Concluindo, se eu sou capaz de ter uma comunicação legal, atraente, oportuna, in timing, ou seja, informo na hora que as pessoas precisam saber e não demoro três meses para falar algo que todos já sabem, o volume da rádio peão tende a diminuir.

10 –  40% das empesas avaliadas em pesquisa acreditam que suas equipes não são produtivas, por outro lado elas afirmam não terem ciência clara de como atuar para mudar esse quadro. Qual seria a solução?

Acredito que uma boa gestão de pendências e entregas ajuda muito. Contudo, se o gestor não está contente com a produtividade de sua equipe (aqui pego como exemplo a área de comunicação), ele deve identificar com ela algumas questões. Por exemplo: as necessidades são claras, ou seja, quando a tarefa foi delegada, essa pessoa sai da conversa com clareza sobre o que ela tem de fazer e quando deve entregar. Outro ponto, os profissionais têm um senso forte de responsabilidade com estes prazos, porque eles precisam entender que isso é real. Logo, se não há esse senso, eu preciso criá-lo. Uma boa solução a isso é premiar as pessoas que entregam no prazo e a alta qualidade dos trabalhos.

Na minha opinião, premiar e punir são dois conceitos de organização muito relevantes, particularmente prefiro reconhecer a punir. Acredito que o reconhecimento funciona melhor. Contudo, isto não significa que devemos aceitar equívocos, quando eles ocorrem é preciso sentar e esclarecer o que saiu do combinado. Logo, pune-se no privado e reconhece no coletivo, porque não há nenhuma necessidade de ficar apontando erros na frente de outras pessoas. Isto só acaba com o clima organizacional.

Sobre a entrevistada

09_a*Viviane Regina Mansi é Relações Públicas formada pela Cásper Líbero, pós-graduada em Liderança pela Fundação Dom Cabral e em Negócios pela Fundação Getúlio Vargas, e mestre em Comunicação pela Faculdade Cásper Líbero.

Depois de mais de 15 anos trabalhando em indústria farmacêutica, em 2014 Viviane integrou o time de América Latina da GE, onde é gerente de comunicação e public affairs para o Brasil.

Viviane também é professora dos programas de graduação e pós-graduação na Faculdade Cásper Líbero e é professora convidada na Fundação Dom Cabral, FIA, Belas Artes e FAAP.

Entre os reconhecimentos que já recebeu se destacam dois prêmios Opinião Pública (gerenciamento de crise e orientação de projeto experimental) e o Prêmio USP de Comunicação (com o case de gestão integrada de projetos ambientais).

Publicou o livro “Comunicação com Empregados – a Comunicação Interna sem fronteira”, em parceria com Thatiana Cappellano e Bruno Carramenha, organizou o “Comunicação, diálogo e compreensão” em parceria com Dimas Künsch, Pedro Debs e Guilherme Azevedo.  Em breve lançará “Comunicação, Diálogo e compreensão nas organizações – as narrativas de Liderança”.

Publica regularmente no blog www.comunicacaocomfuncionario.com.br

 

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