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Melhore a integração entre times na empresa com SocialBase

Apesar de não se darem conta, muitas empresas enfrentam diariamente o problema da falta de integração entre times. Quem já não ouviu em alguma reunião de área, ou até mesmo nos corredores da empresa, alguém dizendo “não sinto que estamos no mesmo barco?”

Esta é uma queixa constante dos colaboradores, e inclusive das média lideranças, quando se deparam com as barreiras impostas pelos silos corporativos. O problema é que poucos se dão conta de que os prejuízos da falta de integração entre times vão muito além de momentos de frustração, e que uma comunicação interna eficiente é o principal pilar no caminho da solução deste desafio.

Times desalinhados e sem integração trazem uma série de prejuízos, tais como baixa performance das áreas, problemas e retrabalhos causados pela “má passagem do bastão”, falhas de cultura e clima organizacional, baixa a retenção de talentos e, consequentemente, quedas na receita da empresa.

A falta de integração entre times é um problema de cultura? Nem sempre.

Chip Heath, autor do livro A Guinada, costuma dizer que muitos dos problemas que enfrentamos e classificamos como people-problem (problema de pessoas, em tradução literal) são na verdade situation-problems (problemas causados pela situação). Ou seja, não é uma questão de mudar o comportamento das pessoas e sim de mudar as circunstâncias em que elas estão inseridas.

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E quando falamos de integração, diversas pessoas acreditam que o problema é estritamente cultural, ou devido a questões comportamentais de um conjunto de indivíduos. Este às vezes pode ser um motivo, no entanto, a causa raiz para este problema pode estar ligada na verdade à ausência de um canal e de um fluxo de informação bem definido e estruturado dentro da empresa, por onde a comunicação entre os times possa ocorrer de maneira fluida, alinhada e sem ruídos.

O que é ter times integrados?

Um time sabe o que tem que entregar para o outro. Nada mais importante do que a clareza sobre as entregas e o papel de cada time. O que deve ser entregue, quando e com que qualidade, deve ser acordado para que a cadeia de valor da organização seja eficiente e lucrativa. Com o amadurecimento do conceito de “cliente interno”, assim como já é estabelecido para os clientes externos, os times em diversas organizações estão definindo SLAs (service level agreements) entre si, adicionando agilidade às operações.

Um time sabe como funciona e qual a realidade do outro. Construir uma relação de respeito e confiança é o primeiro passo para que os times consigam trabalhar de maneira integrada e como um nível saudável de atritos. É apenas através da compreensão dos processos e desafios de cada área que as empresas conseguirão definir o melhor fluxo de trabalho entre seus times, e alcançar um alto nível de integração e maturidade organizacional. Mas isso só será possível através de uma boa comunicação entre eles.

Os membros de um time são facilmente acessados pelos membros do outro. A pressão por resultados e o aumento crescente da concorrência nos mais variados mercados têm demandado agilidade e um tempo de resposta cada vez mais curto por parte das empresas, tornando a “passagem do bastão” entre times uma etapa crítica na cadeia de valor. E quando adicionamos a esse cenário a popularização de times remotos e virtuais dentro das organizações, se torna ainda mais essencial que os membros desses times possuam um canal de comunicação seguro e quase instantâneo, ganhando velocidade e assertividade em seus processos e projetos.

A base de conhecimento comum aos times está acessível e bem organizada. Tão importante quanto uma troca eficiente de informação é a organização da base de conhecimento compartilhada pelos times. Desde políticas, templates, documentos estratégicos, SLAs acordados até o histórico das interações e formalizações, tudo deve estar disponível aos times de modo a reduzir retrabalhos, reforçar o alinhamento e agilizar a execução das atividades.

Existe um canal de feedbacks onde os times buscam a melhoria contínua de seus processos. Feedbacks são uma excelente maneira dos times melhorarem seus desempenhos, identificarem gargalos operacionais e resolverem problemas de interface. No entanto, na maioria das empresas não há um espaço para que esse tipo de feedback ocorra, muitas vezes ele fica retido dentro de um dos times ou flui com ruídos nos corredores das empresas não sendo aproveitado para melhoria de processos. Por isso, é importante que exista um canal que permita o diálogo claro e direto entre os times.

Quando paramos para avaliar esses pontos, percebemos que construir a integração entre times é complexo e vai muito além de simplesmente incentivar as pessoas a “trabalharem como um time”. Além de estabelecer processos, políticas e SLAs que definem como o trabalho deve acontecer, é necessário ter uma ferramenta que apoie e promova essa integração.

Nesse contexto, a rede social corporativa da SocialBase, atua como um canal de comunicação interna ideal para que equipes estabeleçam uma troca de informações alinhada e eficiente, potencializando seu desempenho e os resultados da empresa, resolvendo o problema de integração entre times.

Socialbase na prática para integração entre equipes

Veja algumas estratégias que você pode implementar através da utilização do SocialBase para melhorar a integração entre times:

Crie Grupos: Através da funcionalidade Grupos é possível criar um espaço onde os times podem colaborar, compartilhar informações e fazer acompanhamento de projetos em comum de maneira simples e intuitiva. Todos os posts, arquivos e comentários publicados no grupo, neste caso, ficam  disponíveis apenas para os integrantes do grupo e acessíveis caso algum membro necessite buscar o histórico de definições e formalizações das atividades dos projetos.

Compartilhe as conquistas e os desafios utilizando Comunicados. Os times podem de maneira recorrente e sistemática compartilhar as notícias relativas a seus processos internos, desafios e conquistas de modo que os outros times e colaboradores fiquem por dentro do que está acontecendo. Este compartilhamento pode ocorrer dentro de um grupo, sendo mais restrito, ou através da funcionalidade de Comunicados, que pode ser configurada por time, e alcançar a todos na empresa. Apesar de muitas empresas realizarem reuniões de alinhamento com este objetivo, a integração só é realmente alcançada se ocorrer de maneira contínua, fazendo com que todos se sintam “no mesmo barco” no dia a dia, e não apenas em momentos específicos.

Supere as barreiras com agilidade através do Chat e Aplicativo Mobile. A velocidade com que os negócios operam hoje vêm exigindo cada vez mais agilidade dos mais diversos times e departamentos dentro das organizações – desde o fechamento de novos negócios, atendimento ao cliente até o lançamento de novos produtos e funcionalidades, o timing da realização dessas ações e iniciativas é determinante para o sucesso delas. Nunca foi tão importante ter um canal em que a troca de informação e tomada de decisão possam ocorrer de maneira instantânea. Nesse sentido, a ferramenta oferece dois canais para este tipo de troca: o Chat e  o Aplicativo Mobile, sendo este último excelente para integração de times dispersos em várias localidades.

Faça a gestão dos arquivos e documentos estratégicos. Ao invés de compartilhar documentos de forma dispersa através de inúmeros canais – o que gera retrabalhos, perda de tempo e queda na produtividade dos times – o software possibilita que os times façam uma gestão fácil e centralizada dos seus documentos através da funcionalidade Arquivos. Além de acessível através de uma estrutura de pastas, esse repositório de conhecimento pode ser acessado também através da funcionalidade Busca Inteligente, que permite buscar qualquer documento na ferramenta através de palavras-chaves e hashtags, potencializando o uso deste conhecimento dentro dos times.

Caso de uso entre equipes de Marketing e Vendas

Aqui na SocialBase temos uma cultura horizontal onde a integração entre times é uma prioridade e projetos multidisciplinares são parte comum do nosso dia a dia. Construímos essa integração através de várias estratégias que utilizam nossa ferramenta como pilar central das ações e iniciativas.

Particularmente no caso dos times de Marketing e Vendas, o desalinhamento entre essas equipes é extremamente danoso à empresa pois impacta de maneira imediata na receita do negócio.

Com a popularização do marketing digital, o departamento de Marketing assumiu um novo papel dentro da organização, ao invés de apenas apoiar Vendas com o aumento da exposição da marca e dos produtos das empresas, o Marketing agora gera oportunidades reais para Vendas.

E para que esse novo modelo de Marketing/Vendas funcione de maneira assertiva dentro da SocialBase, há uma série de fluxos de informações e alinhamentos que precisam ocorrer de modo constante e consistente entre os dois times.

Aqui, para estarmos sempre alinhados e alcançarmos mais resultados em vendas, implementamos as seguintes iniciativas:

Grupo Concorrentes: Este é um grupo público e pode ser acessado por todos na empresa. A ideia aqui é fazermos trocas sobre nossos principais concorrentes. É muito comum os colaboradores de Produto, Vendas e Customer Success postarem informações sobre novos concorrentes, o que dá ao Marketing agilidade em redefinir e/ou refinar sua estratégia de mercado. É o que chamamos de monitoramento colaborativo. Com isso ganhamos escala ao envolver a empresa como um todo e nada escapa ao nosso radar e em contrapartida, a área de Marketing realimenta o processo compartilhando relatórios de inteligência competitiva dentro de Arquivos no grupo, onde costumamos avaliar de maneira profunda o posicionamento desses concorrentes e munir a equipe de Vendas com informações valiosas para tratar objeções durante as negociações.

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Comunicado Market News: Este é um grupo de comunicados gerenciado pelo Marketing onde semanalmente compartilhamos notícias sobre nosso mercado, tendências tecnológicas e concorrentes. Este relatório é baseado em palavras-chaves definidas por todas as áreas, especialmente Vendas, e fica disponível no grupo para quem quiser atualizá-lo. A sugestão de termos para monitoramento também pode ser feita através de comentários nas postagens do grupo. Relatórios de mercado também ficam armazenados neste grupo. Essas informações enriquecem as estratégia de Marketing e Vendas, permitindo um pitch de vendas e posicionamento de mercado mais robustos.

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Grupo de Pré-vendas: Apesar de termos uma área de Pré-vendas, este grupo é utilizado como uma interface entre Marketing, Pré-vendas e Vendas. É aqui que constantemente trocamos feedbacks entre as três áreas e costumamos “registrar” todos os alinhamento e definições. As atas de todas as reuniões são postados no grupo para mantermos o histórico das decisões e entre as trocas que realizamos temos: status das metas de cada área, qualidade das entregas, informação de perfil de potenciais clientes, concorrentes que estão aparecendo nas negociações, principais dores e objeções dos leads, além de pontos de melhorias de processo para as três áreas. Essas trocas permitem que todos estejam alinhados e melhorem suas estratégias e processos de maneira ágil e incremental. Em termos de documentos compartilhados, o SLA entre as áreas ficam armazenado neste grupo.

integração entre equipes - grupo pre vendas

Grupo Marketing e Vendas: Estes grupos são públicos e utilizados para compartilharmos conquistas, melhores práticas e desafios enfrentados pelas áreas. Aqui celebramos juntos e coletamos ideias de como podemos ser ainda melhores. O fato de envolvermos todos fortalece e enriquece nosso trabalho e em termos de arquivos, no grupo do Marketing, nós compartilhamos por exemplo templates (apresentações, brochuras e descritivos) a serem utilizados pelo time de Vendas, enquanto no grupo de Vendas, é possível encontrar Business Cases utilizados em apresentações para potenciais clientes, dentre outros arquivos.

integração entre equipes - marketing

Além de todas essas trocas e alinhamentos, ainda contamos com nosso Chat e Aplicativo Mobile, que nos permitem falar uns com os outros independentemente se estamos no escritório ou fora dele.

Alguém pode argumentar que foi nossa cultura que nos permitiu ter sucesso em nossas estratégias, e que uma empresa de cultura mais vertical não alcançaria tal resultado. Na verdade, cada empresa construirá a estratégia que mais se adeque a sua realidade dentro da rede social corporativa da SocialBase, de forma que cultura e estratégia se retroalimentem positivamente.

A clareza em relação à nossa cultura, e não a cultura em si, foi o fator que nos permitiu definir uma estratégia vencedora, que está em sintonia com nossos valores e princípios e nos fortalece como negócio. Assim, vamos mais longe, batendo metas de faturamento a cada mês e ficamos mais integrados, com um trabalho mais simples e produtivo.

A cultura e a estratégia podem ser diferentes mas as ferramentas são as mesmas. Quer tentar? A tecnologia existe.

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